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K3WISE系统实施性计划设计方案.doc

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K3WISE 系统 实施 计划 设计方案
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\\金蝶K/3 WISE采购部实施方案编写人版本日期李争科1.02018-6-11目 录第1章 方案概述11.1 采购部调研11.1.1 采购部一般诉求11.1.2 采购部现状11.1.3 解决之道11.2 关于本方案21.2.1 整体架构2第2章 采购管理32.1 采购合同32.2 采购申请42.3 采购订单52.4 采购订单全程跟踪表6第3章 仓存管理7第4章 应付管理84.1 应付款管理流程简介84.1.1合同管理84.1.2票据管理84.1.3结算管理84.1.4凭证管理94.1.5对账功能94.1.6支持外币核算和期末调汇104.1.7丰富的报表数据10\\第1章 方案概述1.1 采购部调研1.1.1 采购部一般诉求一、 系统应能够从不同要素作为切入点,顺查或倒查所有相关信息流。如通过付款日期查询到付款,以及该付款相对应的请款、合同等信息。二、 合同与供应商一一对应,单笔或多笔请款与合同对应,单笔或多笔付款与请款对应。三、 自动对供应商的应付账款、应收货物、实际支付金额、实际收货数量等信息进行结算及累计。四、 追踪发票、收据的状态。五、 系统需能生成综合性采购报表,反应整体采购动态及明细1.1.2 采购部现状采购部目前使用表格登记、查询处理日常采购业务,查询数据、付款业务、报表等数据工作效率低。希望借助信息化系统工具能实时、快速、方便的出具数据,提升部门工作效率。1.1.3 解决之道针对上述现状,建议使用k/3wise 采购管理、仓库管理及应付管理相结合方法,能快速有效的处理采购部门的日常业务,从而提升采购部门的工作效率。1.2 关于本方案1.2.1 整体架构本方案以采购管理为源头,结合强大的k/3WISE采购管理、仓存管理及应付管理,执行采购部由合同、付款申请、付款金额、及库存的一套整体采购流程\\第2章 采购管理企业的采购管理流程中,采购管理系统,是通过采购申请、采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理整体流程的功能,以及价格管理、供货信息管理、等功能综合运用的管理系统,对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪,实现完善的企业物资供应信息管理。2.1 采购合同主要功能:支持录入产品明细及不录明细只有总金额两种类型的采购合同;支持合同付款计划;支持合同变更;提供合同下推生成采购发票、采购订单、付款单、预付单、退款单、其他应付单、付款申请单等流程; 提供非常强大的合同执行报表及付款到期报表。2.2 采购申请主要功能说明:由于物料的用途不一样,企业在采购需求的管理方式也不同:对设备备件等其他辅助采购需求,需要根据缺货情况产生采购需求申请。价值:多途径产生采购申请,提高工作效率和采购计划准确性,降低采购资金;2.3 采购订单用户通过查询关联信息,对整个订单业务过程一目了然主要功能说明:提供现购、赊购、受托入库、直运等采购方式,支持购销及调拨流程驱动;支持采购价格及历史价格、库存查询;提供订单的价格管理;提供下推单据功能;采购订单序时簿记录执行情况;提供采购订单关联信息查询;价值:帮助企业管好采购订单以及价格,并及时反映订单执行情况;管理人员在进行业务决策时可以看到当前单据的相关信息,以利于做出正确的判断。2.4 采购订单全程跟踪表主要功能说明:提供按供应商、订单、业务日期、交货日期、业务员、订单状态等多角度查询采购订单的订货、入库、开票、付款全过程执行状况。可直接查询到采购订单明细行的具体详细信息;可直接查询到采购订单明细行物料的汇总入库数量、未入库数量…价值:帮助采购员及时了解订单进度情况,并根据进度情况及时进行供应商催货、催票以及及时付款等日常事务,使采购业务运行过程业务人员全程监控,即保证公司正常生产物料供应,又能及时付款维护与供应商关系。第3章 仓存管理统准确记录最低、最高库存、库存有效期等库存政策,并通过系统预警功能帮助企业控制实际业务的发生。系统实现销售出库、采购入库、生产领料、调拨、产品入库各仓库业务流程的功能,同时提供盘点、批号管理、序列号管理、保质期管理、组装管理、条形码管理等功能,满足企业对物质仓储过程的业务管理。通过系统的预警功能和预设的多种报表帮助管理者进行业务分析,优化库存结构。特殊说明:由于采购部使用只需要采购入库,所以不对仓库做太多详细功能说明。第4章 应付管理4.1 应付款管理流程简介主要功能说明:4.1.1合同管理系统提供应付合同维护、合同变更、合同超额执行控制、合同下游单据的联查等功能,在合同执行的各主要业务阶段,如订单、入库、开票、付款等,均支持合同超额控制、明细及综合报表查询,帮助企业对合同执行的全过程实行有效的管理与控制。4.1.2票据管理系统提供全面的商业汇票的业务处理与跟踪管理,应付票据审核后可以自动生成付款单或预付单,参与后续的结算处理,同时系统支持应付票据的进一步业务处理,帮助企业随时监控应付票据的开具、付款、作废等业务。4.1.3结算管理 应付系统可接收采购系统传递的发票,费用管理系统传递的其他应付单,也可以直接在本系统新增发票和其他应付单,作为企业确认债务的依据,并通过预付单、付款单等对债务进行付款结算处理。付款结算提供包括付款结算、预付款冲应付款、应付款转销等七种类型的企业债务结算方式,满足企业按单付款、按产品明细付款、按合同和订单付款等不同层次的结算要求,以及转销业务结算和财务处理的要求。同时系统支持手工核销、自动核销、单据审核后自动核销等多种核销方式,帮助企业根据业务重要性原则和效益性原则,随时选择适合业务需要的结算解决方案,以便在报表分析中得到明细程度不同的数据结果。4.1.4凭证管理系统提供模板式和非模板式两种凭证生成方式,用户可以根据操作习惯自行选择。凭证保存时,系统自动校验单据与凭证上的往来科目的币别、总金额、账期等内容,并对单证内容不符的情况及时给予详细提示,帮助用户最大限度地减少错误操作。4.1.5对账功能系统提供应付系统的单据与总账账簿的对账功能,包括按总额对账和按往来科目对账两种方式,帮助企业随时进行业务信息与财务信息的核对,及时发现和遏制业务部门与财务部门之间由于信息不对称造成的账实不符问题。4.1.6支持外币核算和期末调汇系统支持外币往来业务的处理,并且可以在期末对外币核算的应付款账户自动计算汇兑损益,生成汇兑损益转账凭证及调汇记录表,汇兑损益转账凭证传递至总账;通过调汇记录表可方便查询到各种币别的历史变动情况和各期的汇兑损益情况。满足企业的外币核算和期末调汇处理的需要。4.1.7丰富的报表数据系统提供按照业务发生先后统计的应付款明细表、汇总表;按照未结算的单据余额并方便与供应商对账的账龄分析表、往来对账单、到期债务列表、月结单;以及周转分析、付款分析、趋势分析等其他各种分析报表,帮助企业准确快速的查询应付款的发生额和余额信息,并为企业的个性化管理报表提供丰富的基础数据。
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