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项目档案编制与管理办法..pdf

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项目 档案 编制 管理办法
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项 目 档 案 编 制 与 管 理 办 法第 一 章 总 则第 一 条 根 据 《 公 司 档 案 管 理 暂 行 办 法 》 , 结 合 公 司 的 实 际经 营 特 点 , 制 定 本 办 法 。第 二 条 公 司 所 有 项 目 档 案 均 属 密 级 档 案 , 依 项 目 的 技 术 先进 性 和 时 效 性 保 密 期 至 少 3 年 。第 三 条 公 司 项 目 档 案 管 理 由 综 合 管 理 部 负 责 。第 四 条 综 合 管 理 部 设 专 职 档 案 员 负 责 项 目 档 案 的 管 理 工作 。 第 五 条 本 办 法 适 用 于 公 司 全 体 员 工 。第 二 章 档 案 管 理第 六 条 文 件 资 料 交 接 要 求1、 业 务 人 员 接 受 企 业 资 料 , 应 及 时 移 交 档 案 员 , 移 交 前 应填 写 归 档 文 件 移 交 清 单 (移 交 清 单 由 档 案 员 设 计 )。 确 认 无 误 后 ,双 方 签 字 , 以 备 查 考 。2、 企 业 送 交 资 料 规 格 应 符 合 要 求 , 即 纸 张 规 格 为 A4。3、 文 件 资 料 应 完 整 、 不 掉 页 少 张 , 不 破 损 , 不 缺 头 少 尾 。4、 所 送 文 件 资 料 中 , 需 加 盖 公 章 的 材 料 应 盖 公 章 。 5、 档 案 员 接 收 资 料 后 , 应 及 时 登 记 整 理 、 分 类 、 归 档 。第 七 条 文 件 资 料 的 整 理 与 归 档档 案 员 接 受 企 业 所 送 交 的 完 整 资 料 (一 式 三 份 ), 应 按 规 定 整理 顺 序 进 行 整 理 。 一 份 归 档 ; 一 份 用 于 业 务 员 借 阅 使 用 ; 一 份 银 行 备 用 。(一 )排 列 顺 序Ⅰ 类 企 业 申 请 贷 款 担 保 基 本 资 料根 据 业 务 部 门 所 拟 定 的 “ 企 业 申 请 担 保 需 提 交 的 文 件 清 单 ” ,结 合 文 件 的 内 容 , 制 定 归 档 资 料 的 排 列 顺 序 :(1)委 托 担 保 申 请 书 。(2)企 业 申 请 担 保 推 荐 信 。(3)项 目 可 行 性 报 告 、 项 目 建 议 书 (包 括 : 企 业 概 况 、 技 术 和管 理 人 员 介 绍 、 机 构 设 置 、 投 资 项 目 或 产 品 介 绍 〔 技 术 和 市 场 分析 〕 及 销 售 预 测 成 本 预 测 、 项 目 的 回 报 率 及 经 济 效 益 初 步 分 析 )。(4)企 业 营 业 执 照 副 本 及 复 印 件 (应 有 当 期 的 工 商 年 检 章 ); (5)企 业 法 人 代 码 证 书 复 印 件 或 组 织 机 构 代 码 证 复 印 件 ;(6)企 业 税 务 登 记 证 ;(7)企 业 贷 款 证 复 印 件 数 ;(8)新 技 术 企 业 认 证 书 ;(9)公 司 章 程 及 复 印 件 ;(10)注 册 验 资 报 告 复 印 件 ;(11)近 两 年 会 计 (审 计 )事 务 所 验 证 的 财 务 报 表 ;(12)近 期 三 个 月 的 资 产 负 债 表 ;(13)近 期 三 个 月 的 损 益 表 ;(14)近 期 三 个 月 的 现 金 流 量 表 ;(15)期 末 会 计 科 目 余 额 表 ; (16)财 务 报 表 编 制 说 明 ;(17)用 款 商 业 计 划 ;(18)企 业 主 要 产 品 技 术 专 利 证 书 , 获 奖 证 书 等 复 印 件 ;(19)企 业 土 地 使 用 证 或 租 赁 合 同 ; (20)有 效 期 内 的 未 完 成 的 和 将 要 发 生 的 业 务 合 同 复 印 件 ;(21)企 业 法 人 资 格 证 明 及 身 份 证 复 印 件 ;(22)具 体 经 办 人 员 授 权 书 及 身 份 证 复 印 件 ;(23)董 事 会 决 定 的 对 外 借 款 、 担 保 抵 押 、 质 押 等 决 议 ;(24)与 申 请 担 保 项 目 有 关 的 其 它 材 料 。注 : 以 上 资 料 中 (3)、 (9)— (17)、 (20)项 为 “ 机 密 级 ” 文 件 。Ⅱ 类 评 审 期 间 的 文 件 资 料(1)评 审 报 告 及 到 企 业 收 集 的 文 件 报 表 ;(2)专 家 委 员 会 意 见 ;(3)决 策 委 员 会 决 定 ;注 : 以 上 资 料 中 (1)— (4)项 为 “ 机 密 级 ” 文 件 。 Ⅲ 类 签 约 阶 段 形 成 的 资 料(1)《 项 目 担 保 意 向 书 》 复 印 件 ;(2)项 目 贷 款 承 诺 书 ;(3)被 保 证 人 交 纳 担 保 费 、 评 审 费 收 据 ;(4)抵 押 物 、 质 押 物 的 清 单 、 权 属 凭 证 、 证 明 性 文 件 、 保 险单 据 ;(5)抵 押 物 、 质 押 物 权 属 凭 证 收 据 ;(6)担 保 合 同 : 保 证 合 同 、 委 托 担 保 合 同 、 反 担 保 抵 (质 )押合 同 ;(7)贷 款 展 期 : 展 期 还 款 协 议 书 及 反 担 保 文 件 ;(8)注 册 资 金 担 保 : 注 册 资 金 保 函 复 印 件 、 注 册 资 金 担 保 协 议 书 ;(9)合 同 文 本 审 批 呈 报 单 ;注 : 以 上 资 料 中 (1)— (10)项 为 “ 机 密 级 ” 文 件 。Ⅲ 类 监 管 期 文 件 (1)企 业 资 金 状 况 表 ;(2)企 业 工 商 、 税 务 变 更 、 经 营 、 人 事 管 理 变 化 迁 址 的 说 明 ;(3)监 管 记 录 ;(4)担 保 项 目 监 管 意 向 书 ;(5)担 保 项 目 后 评 价 报 告 ;注 : 以 上 资 料 中 (1)— (5)项 为 “ 机 密 级 ” 文 件 。Ⅳ 类 代 偿 、 追 偿 阶 段 的 文 件 资 料(1)代 偿 通 知 (贷 款 银 行 向 本 公 司 发 出 );(2)《 担 保 项 目 代 偿 通 知 书 》 复 印 件 (本 公 司 向 被 保 证 人 发出 ); (3)项 目 监 管 记 录 ; (4)追 偿 诉 讼 申 请 表 ;(5)诉 讼 中 形 成 的 法 律 文 件 ; 担 保 物 、 追 偿 物 日 常 管 理 处 分记 录 ; 第 三 方 保 证 人 履 约 记 录 ;(6)坏 帐 核 销 申 请 表 ;(7)担 保 项 目 后 评 价 ;注 : 以 上 资 料 中 (1)— (7)项 为 “ 机 密 级 ” 文 件 。(二 )文 件 编 页 号卷 内 每 一 份 文 件 均 应 编 页 号 (只 对 有 文 件 内 容 的 页 面 进 行 编号 )。 (三 )卷 内 目 录 的 填 写卷 内 材 料 经 过 分 类 排 列 后 , 应 逐 类 、 逐 份 、 逐 项 进 行 目 录 登 记 , 目 录 登 记 应 注 明 材 料 的 名 称 , 材 料 的 形 成 时 间 , 材 料 的 份 数 ,页 数 , 密 级 , 保 密 期 限 (保 密 期 限 自 归 档 时 标 明 的 制 发 日 算 起 ,未 标 明 制 发 日 的 自 到 密 级 或 保 密 期 限 确 认 通 知 之 日 算 起 )。(四 )装 订 用 装 订 机 将 已 整 理 好 的 材 料 打 眼 (左 边 1cm处 , 三 个 , 眼 距9cm), 穿 线 。(五 )填 写 案 卷 封 面内 容 包 括 : 企 业 名 称 或 项 目 名 称 、 档 号 、 时 间 。(六 )资 料 装 盒将 装 订 好 的 材 料 放 入 档 案 盒 中 。(七 )填 写 脊 背 标 签内 容 包 括 企 业 名 称 或 项 目 名 称 、 档 号 。(八 )排 架按 照 分 类 排 架 法 进 行 排 架 , 档 案 柜 外 标 明 柜 号 。(九 )填 写 案 卷 总 目 录 内 容 包 括 : 总 顺 序 号 , 资 料 接 收 日 期 、 企 业 名 称 或 项 目 名 称 、项 目 领 域 、 担 保 /投 资 金 额 、 归 档 时 间 、 份 数 、 页 数 、 档 号 、 档案 柜 号 、 已 做 项 目 编 号 、 备 注 。(十 )填 写 分 类 目 录内 容 包 括 : 分 类 序 号 、 归 档 时 间 、 企 业 名 称 或 项 目 名 称 、 项目 领 域 、 担 保 /投 资 金 额 、 份 数 、 页 数 、 档 号 、 已 做 项 目 编 号 、档 案 柜 号 、 备 注 。(十 一 )编 制 档 号根 据 × × 市 科 学 技 术 委 员 会 编 辑 的 《 促 进 高 新 技 术 产 业 发 展政 策 文 件 汇 编 》 中 “ × × 市 高 新 技 术 及 其 产 品 的 认 定 原 则 和 目录 ” , 结 合 担 保 公 司 代 码 编 制 方 法 及 本 单 位 具 体 业 务 情 况 , 制 定 三 级 档 案 分 类 系 统 : ① 以 企 业 申 请 担 保 或 投 资 两 种 不 同 业 务 作 为一 级 分 类 ; ② 担 保 业 务 以 申 报 项 目 所 属 领 域 (或 产 业 类 别 )作 为 二级 分 类 。 投 资 业 务 : 项 目 投 资 以 投 资 项 目 领 域 为 二 级 分 类 ; 金 融投 资 以 投 资 管 理 方 式 (长 期 投 资 、 短 期 投 资 )为 二 级 分 类 。 ③ 以 归 档 先 后 顺 序 排 列 顺 序 号 。一 级 分 类 : 担 保 或 投 资D-担 保T-担 保二 级 分 类 :(一 )担 保 项 目 所 属 领 域D-01— — 电 子 信 息 技 术 及 产 品D-02— — 激 光 、 光 电 子 技 术 及 产 品D-03— — 机 电 一 体 化 技 术 与 产 品D-04— — 生 命 科 学 和 生 物 工 程 技 术D-05— — 新 材 料 技 术 及 其 产 品 D-06— — 新 能 源 技 术 和 高 效 节 能 技 术 及 产 品D-07— — 环 境 科 学 和 劳 动 保 护 新 技 术D-08— — 新 型 建 筑 材 料 结 构 体 系 施 工 技 术D-09— — 精 细 化 工 技 术D-10— — 新 药 物 及 生 物 医 学 工 程D-11— — 核 应 用 技 术D-12— — 地 球 科 学 、 空 间 技 术 、 海 洋 技 术 及 其 产 品D-13— — 有 高 效 益 的 新 技 术 及 上 述 领 域 之 外 的 高 新 技 术D-14— — 非 新 技 术(二 )投 资 项 目 所 属 领 域T-01— — 电 子 信 息 技 术 及 产 品 T-02— — 激 光 、 光 电 子 技 术 及 产 品T-03— — 机 电 一 体 化 技 术 与 产 品T-04— — 生 命 科 学 和 生 物 工 程 技 术T-05— — 新 材 料 技 术 及 其 产 品 T-06— — 新 能 源 技 术 和 高 效 节 能 技 术 及 产 品T-07— — 环 境 科 学 和 劳 动 保 护 新 技 术T-08— — 新 型 建 筑 材 料 结 构 体 系 施 工 技 术T-09— — 精 细 化 工 技 术T-10— — 新 药 物 及 生 物 医 学 工 程T-11— — 核 应 用 技 术T-12— — 地 球 科 学 、 空 间 技 术 、 海 洋 技 术 及 其 产 品T-13— — 有 高 效 益 的 新 技 术 及 上 述 领 域 之 外 的 高 新 技 术T-14— — 非 新 技 术(三 )金 融 管 理 投 资 方 式T-15— — 长 期 投 资 T-16— — 短 期 投 资三 级 分 类 : 以 归 档 的 顺 序 流 水 排 列如 : 某 企 业 申 请 650 万 贷 款 担 保 用 于 一 环 保 项 目 产 品 开 发 ,该 企 业 为 接 受 同 类 业 务 档 案 流 水 排 列 的 第 五 位 , 其 档 案 号D-06005。第 八 条 资 料 归 档 制 度1、 归 档 范 围 : 按 照 我 公 司 制 订 的 “ 企 业 申 请 担 保 需 提 交 的文 件 清 单 ” 中 所 规 定 的 文 件 及 项 目 初 审 、 评 审 、 后 监 管 过 程 中 形成 的 有 效 文 件 一 律 归 档 。2、 归 档 时 间 : 接 到 企 业 资 料 后 即 清 点 、 分 类 、 整 理 、 归 档 。初 审 、 评 审 、 后 监 管 等 文 件 应 随 时 归 档 。 3、 归 档 份 数 : 每 种 材 料 归 档 一 份 。4、 归 档 要 求 : 文 件 要 先 用 优 质 材 料 , 不 用 铅 笔 、 普 通 圆 珠笔 书 写 , 应 用 计 算 机 打 印 , 或 复 印 件 , 纸 张 规 格 要 求 为 A4 纸 。传 真 文 件 应 复 印 后 归 档 复 印 件 。 第 九 条 项 目 档 案 查 阅 制 度1、 本 公 司 项 目 档 案 服 务 对 象 为 公 司 内 部 工 作 人 员 , 原 则 上一 律 不 对 外 借 阅 。 特 殊 情 况 需 向 外 单 位 提 供 时 , 必 须 经 总 经 理 批准 。 公 司 档 案 不 对 公 司 外 的 任 何 个 人 借 阅 。2、 查 阅 档 案 时 要 按 要 求 办 理 查 阅 手 续 。 查 阅 时 应 填 写 查 阅登 记 单 , 档 案 管 理 员 将 核 对 所 查 文 件 的 查 阅 范 围 、 密 级 、 份 数 、明 细 目 录 后 提 供 查 阅 。3、 查 阅 范 围 : 查 阅 机 密 级 档 案 必 须 由 具 体 项 目 负 责 人 经 所在 部 门 经 理 签 字 , 再 由 总 经 理 核 准 后 方 可 查 阅 ; 查 阅 秘 密 级 必 须由 具 体 项 目 负 责 人 经 所 在 部 门 经 理 签 字 , 再 由 主 管 副 总 经 理 核 准后 方 可 查 阅 。 4、 查 阅 其 他 部 门 的 档 案 必 须 经 归 档 部 门 同 意 并 由 本 部 门 经理 及 档 案 所 属 部 门 经 理 签 字 批 准 后 , 再 根 据 查 阅 手 续 进 行 查 阅 。5、 查 阅 专 柜 保 管 的 法 律 反 担 保 文 件 、 档 案 必 须 由 法 律 监 管部 项 目 负 责 人 经 部 门 经 理 或 总 经 理 批 准 后 方 可 查 阅 , 未 经 批 准 不对 任 何 人 提 供 查 阅 服 务 。6、 所 借 档 案 材 料 只 限 在 单 位 查 阅 , 不 允 许 带 出 单 位 。7、 所 查 阅 档 案 材 料 中 凡 涉 及 机 密 级 文 件 内 容 , 不 允 许 复 印 。因 业 务 需 要 , 确 需 复 印 不 涉 及 机 密 内 容 的 部 分 资 料 , 应 由 项 目 负责 人 经 部 门 经 理 或 总 经 理 批 准 后 交 档 案 员 进 行 登 记 复 印 。8、 查 阅 时 间 : 每 天 上 午 8: 30— 下 午 5: 30, 如 特 殊 需 要 须主 管 领 导 签 批 。 9、 档 案 应 按 时 归 还 , 归 还 时 档 案 员 与 查 阅 人 双 方 应 核 实 档案 份 数 、 明 细 目 录 , 检 查 档 案 有 无 损 坏 , 填 写 交 还 登 记 后 由 档 案员 收 回 。10、 对 于 所 查 档 案 , 应 注 意 爱 护 保 管 , 不 得 批 划 、 污 损 、 涂 改 、 抽 拆 等 , 如 有 以 上 行 为 将 按 泄 密 进 行 处 罚 。第 三 章 附 则第 十 条 本 办 法 经 经 理 办 公 会 讨 论 通 过 , 补 充 、 修 改 时 同 。第 十 一 条 本 办 法 由 综 合 管 理 部 负 责 解 释 。第 十 二 条 本 办 法 自 下 发 之 日 起 施 行 。 附 件 (1): 资 料 移 交 清 单企 业 名 称序 号 资 料 名 称 份 数 页 数 移 交 人 : 接 收 人 : 2000年 月 日附 件 (2): 卷 内 目 录类 别 序 号 资 料 名 称 资 料 制 成 时 间 份 数 页 数 备 注年 月 日I类 类 附 件 (3): 项 目 档 案 查 阅 单 年 月 日所 在 部门 查 阅 人查 阅 档 案 名 称部 门 签字 公 司 领 导签 字 归 还 时间 归 还 校 验备注 档 案 员 :
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