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(最全word2010教程-共五部分)第一部分:新手入门.doc

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word2010 教程 部分 第一 新手入门
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第一部分:新手入门1.1安装指南下载Office 2010后该如何安装了?下面Word联盟就一步一步的详细教大家安装方法。  勾选“我接受此协议的条款”,然后“继续”;  “自定义”按钮;  这里,可以看个人需求任意选择;  等待  安装完毕!1.2界面介绍今天小编为大家介绍一下word2010界面,希望对大家有帮助。  1、标题栏:显示正在编辑的文档的文件名以及所使用的软件名。  2、“文件”选项卡:基本命令(如“新建”、“打开”、“关闭”、“另存为...”和“打印”位于此处。  3、快速访问工具栏:常用命令位于此处,例如“保存”和“撤消”。您也可以添加个人常用命令。  4、功能区:工作时需要用到的命令位于此处。它与其他软件中的“菜单”或“工具栏”相同。  5、“编辑”窗口:显示正在编辑的文档。  6、“显示”按钮:可用于更改正在编辑的文档的显示模式以符合您的要求。  7、滚动条:可用于更改正在编辑的文档的显示位置。  8、缩放滑块:可用于更改正在编辑的文档的显示比例设置。  9、状态栏:显示正在编辑的文档的相关信息。  提示:什么是“功能区”?  “功能区”是水平区域,就像一条带子,启动 Word 后分布在 Office 软件的顶部。您工作所需的命名将分组在一起,且位于选项卡中,如“开始”和“插入”。您可以通过单击选项卡来切换显示的命令集。1.3导航窗口用Word编辑文档,有时会遇到长达几十页,甚至上百页的超长文档,在以往的Word版本中,浏览这种超长的文档很麻烦,要查看特定的内容,必须双眼盯住屏幕,然后不断滚动鼠标滚轮,或者拖动编辑窗口上的垂直滚动条查阅,用关键字定位或用键盘上的翻页键查找,既不方便,也不精确,有时为了查找文档中的特定内容,会浪费了很多时间。随着Word2010的到来,这一切都将得到改观,Word2010新增的“导航窗格”会为你精确“导航”。  打开“导航”窗格   运行Word2010,打开一份超长文档,单击菜单栏上的“视图”按钮,切换到“视图”功能区,勾选“显示”栏中的“导航窗格”,即可在Word2010编辑窗口的左侧打开“导航窗格”  文档轻松“导航”   Word2010新增的文档导航功能的导航方式有四种:标题导航、页面导航、关键字(词)导航和特定对象导航,让你轻松查找、定位到想查阅的段落或特定的对象。  1、文档标题导航  文档标题导航是最简单的导航方式,使用方法也最简单,打开“导航”窗格后,单击“浏览你的文档中的标题”按钮,将文档导航方式切换到“文档标题导航”,Word2010会对文档进行智能分析,并将文档标题在“导航”窗格中列出,只要单击标题,就会自动定位到相关段落。  小提示:文档标题导航有先决条件,打开的超长文档必须事先设置有标题。如果没有设置标题,就无法用文档标题进行导航,而如果文档事先设置了多级标题,导航效果会更好,更精确。  2、文档页面导航  用Word编辑文档会自动分页,文档页面导航就是根据Word文档的默认分页进行导航的,单击“导航”窗格上的“浏览你的文档中的页面”按钮,将文档导航方式切换到“文档页面导航”,Word2010会在“导航”窗格上以缩略图形式列出文档分页,可要单击分页缩略图,就可以定位到相关页面查阅。  3、关键字(词)导航  除了通过文档标题和页面进行导航,Word2010还可以通过关键(词)导航,单击“导航”窗格上的“浏览你当前搜索的结果”按钮,然后在文本框中输入关键(词),“导航”窗格上就会列出包含关键字(词)的导航链接,单击这些导航链接,就可以快速定位到文档的相关位置。  4、特定对象导航  一篇完整的文档,往往包含有图形、表格、公式、批注等对象,Word2010的导航功能可以快速查找文档中的这些特定对象。单击搜索框右侧放大镜后面的“▼”,选择“查找”栏中的相关选项,就可以快速查找文档中的图形、表格、公式和批注  Word2010提供的四种导航方式都有优缺点,标题导航很实用,但是事先必须设置好文档的各级标题才能使用;页面导航很便捷,但是精确度不高,只能定位到相关页面,要查找特定内容还是不方便;关键字(词)导航和特定对象导航比较精确,但如果文档中同一关键字(词)很多,或者同一对象很多,就要进行“二次查找”。如果能根据自己的实际需要,将几种导航方式结合起来使用,导航效果会更佳。  尽管Word2010新增的文档导航功能还不够尽善尽美,但是还是为大家浏览长文档带来了方便,如果你经常被一些超长的文档搞得焦头烂额,可以让Word2010为你精确“导航”,快速查阅特定的段落、页面、文字和对象。1.4视图模式word2010中提供了多种视图模式供用户选择,这些视图模式包括“页面视图”、“阅读版式视 图”、“Web版式视图”、“大纲视图”和“草稿视图”等五种视图模式。用户可以在“视图”功能区中选择需要的文档视图模式,也可以在Word2010文档窗口的右下方单击视图按钮选择视图。   1.页面视图  “页面视图”可以显示Word2010文档的打印结果外观,主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素,是最接近打印结果的页面视图,如图1所示。  2.阅读版式视图  “阅读版式视图”以图书的分栏样式显示Word2010文档,“文件”按钮、功能区等窗口元素被隐藏起来。在阅读版式视图中,用户还可以单击“工具”按钮选择各种阅读工具,如图2所示。      3.Web版式视图  “Web版式视图”以网页的形式显示Word2010文档,Web版式视图适用于发送电子邮件和创建网页,如图3所示。  4.大纲视图  “大纲视图”主要用于设置Word2010文档的设置和显示标题的层级结构,并可以方便地折叠和展开各种层级的文档。大纲视图广泛用于Word2010长文档的快速浏览和设置中,如图4所示。  5.草稿视图  “草稿视图”取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素,仅显示标题和正文,是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。当然现在计算机系统的硬件配置都比较高,基本上不存在由于硬件配置偏低而使Word2010运行遇到障碍的问题,如图5所示。  1.5样式窗口在Word2010的“样式”窗格中可以显示出全部的样式列表,并可以对样式进行比较全面的操作。在Word2010“样式”窗格中选择样式的步骤如下所述:  第1步,打开Word2010文档窗口,选中需要应用样式的段落或文本块。在“开始”功能区的“样式”分组中单击显示样式窗口按钮,如图1所示。  图1 单击显示样式窗口按钮  第2步,在打开的“样式”任务窗格中单击“选项”按钮,如图2所示。  图2 单击“选项”按钮  第3步,打开“样式窗格选项”对话框,在“选择要显示的样子”下拉列表中选中“所有样式”选项,并单击“确定”按钮,如图3所示。  图3 “样式窗格选项”对话框  第4步,返回“样式”窗格,可以看到已经显示出所有的样式。选中“显示预览”复选框可以显示所有样式的预览,如图4所示。  图4 选中“显示预览”复选框  第5步,在所有样式列表中选择需要应用的样式,即可将该样式应用到被选中的文本块或段落中,如图5所示。  图5 选择需要应用的样式1.6样式检查器Word2010提供的“样式检查器”功能可以帮助用户显示和清除Word文档中应用的样式和格式,“样式检查器”将段落格式和文字格式分开显示,用户可以对段落格式和文字格式分别清除,操作步骤如下所述:  第1步,打开Word2010文档窗口,在“开始”功能区的“样式”分组中单击显示样式窗口按钮,打开“样式”窗格。然后在“样式”窗格中单击“样式检查器”按钮,如图1所示。  图1 单击“样式检查器”按钮  第2步,在打开的“样式检查器”窗歌中,分别显示出光标当前所在位置的段落格式和文字格式。分别单击“重设为普通段落样式”、“清除段落格式”、“清除字符样式”和“清除字符格式”按钮清除相应的样式或格式,如图2所示。  图2 “样式检查器”窗格1.7视图模式 word2010中提供了多种视图模式供用户选择,这些视图模式包括“页面视图”、“阅读版式视 图”、“Web版式视图”、“大纲视图”和“草稿视图”等五种视图模式。用户可以在“视图”功能区中选择需要的文档视图模式,也可以在Word2010文档窗口的右下方单击视图按钮选择视图。   1.页面视图  “页面视图”可以显示Word2010文档的打印结果外观,主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素,是最接近打印结果的页面视图,如图1所示。  2.阅读版式视图  “阅读版式视图”以图书的分栏样式显示Word2010文档,“文件”按钮、功能区等窗口元素被隐藏起来。在阅读版式视图中,用户还可以单击“工具”按钮选择各种阅读工具,如图2所示。      3.Web版式视图  “Web版式视图”以网页的形式显示Word2010文档,Web版式视图适用于发送电子邮件和创建网页,如图3所示。  4.大纲视图  “大纲视图”主要用于设置Word2010文档的设置和显示标题的层级结构,并可以方便地折叠和展开各种层级的文档。大纲视图广泛用于Word2010长文档的快速浏览和设置中,如图4所示。  5.草稿视图  “草稿视图”取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素,仅显示标题和正文,是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。当然现在计算机系统的硬件配置都比较高,基本上不存在由于硬件配置偏低而使Word2010运行遇到障碍的问题,如图5所示。  1.8窗口添加按钮  如何在word2010文档窗口添加按钮?Word2010文档窗口中的“快速访问工具栏”用于放置命令按钮,使用户快速启动经常使用的命令。      默认情况下,“快速访问工具栏”中只有数量较少的命令,用户可以根据需要添加多个自定义命令,操作步骤如下所述:      第1步,打开Word2010文档窗口,依次单击“文件”→“选项”命令,如图2009121301所示。图2009121301  单击“选项”命令      第2步,在打开的“Word选项”对话框中切换到“快速访问工具栏”选项卡,然后在“从下列位置选择命令”列表中单击需要添加的命令,并单击“添加”按钮即可,如图2009121302所示。图2009121302  选择添加的命令      第3步,重复步骤2可以向Word2010快速访问工具栏添加多个命令,依次单击“重置”→“仅重置快速访问工具栏”按钮将“快速访问工具栏”恢复到原始状态,如图2009121303所示。图2009121303  单击“重置”按钮1.9新建空白文档首先打开word2010,在“文件”菜单下选择“新建”项,在右侧点击“空白文档”按钮,就可以成功创建一个空白文档。1.10使用模板新建文档在Word2010中内置有多种用途的模板(例如书信模板、公文模板等),用户可以根据实际需要选择特定的模板新建Word文档,操作步骤如下所述:  操作步骤  1、打开Word2010文档窗口,依次单击“文件”→“新建”按钮。  2、打开“新建文档”对话框,在右窗格“可用模板”列表中选择合适的模板,并单击“创建”按钮即可。同时用户也可以在“Office.com模板”区域选择合适的模板,并单击“下载”按钮。1.11保存文档今天小编为大家介绍一下word2010怎么保存文档,下面一起来看看具体操作吧。  保存文档大致有两种方式:  方法一:  在“文件”菜单下点击“保存”按钮,如下图所示:  在弹出对话框中选择保存的路径、修改文件名后点击“保存”按钮即可。  方法二:  直接按快捷键ctrl+s,就可以调出上图,之后按照方法一中的操作即可。1.12定时保存Word2010默认情况下每隔10分钟自动保存一次文件,用户可以根据实际情况设置自动保存时间间隔,操作步骤如下所述:  第1步,打开Word2010窗口,依次单击“文件”→“选项”命令,如图1所示。  第2步,在打开的“Word选项”对话框中切换到“保存”选项卡,在“保存自动恢复信息时间间隔”编辑框中设置合适的数值,并单击“确定”按钮,如图2所示。1.13doc转pdf现今人们都喜欢在移动产品上浏览阅读,但很多产品都不支持doc或docx格式,今天小编为大家介绍一下在word2010中将doc文件转换成pdf格式。  首先在“文件”菜单下选择“另存为”选项,如下图所示。  在“另存为”对话框中的保持类型选择pdf格式,点击“保持”后就可以将doc转成pdf了,如下图所示。1.14doc转html今天小编为大家介绍一下如何在word2010中将doc文件转换成html格式。  首先在“文件”菜单下选择“另存为”选项,如下图所示。  在“另存为”对话框中的保持类型选择网页html格式,点击“保持”后就可以将doc转成html了,如下图所示。1.15doc与doxc相互转换有些朋友自己装了Office2010,但是周围的朋友还在用Office2003,这时会出现文件格式的不兼容。比如Word 2010默认保存文件的格式为docx,低版本的Word如果没有装插件就打不开。如果需要,我们可以设置让Word2010默认保存文件格式为doc。  打开Word 2010,点击“文件“→ “选项”,在弹出的选项窗口中,在左边点击“保存”,然后在右边的窗口中,将“将文件保存为此格式”设置为“Word97-2003文档(*.doc)”即可。  采用同样的方法,我们可以将Excel2010和PowerPoint2010的默认保存文件格式设置为低版本的xls和ppt。1.16doc转txtword是我们目前个人电脑中使用最普遍的文字处理工具,但是在一些专业的排版软件中,却需要使用TXT格式进行导入。这样则经常需要将Word文档的DOC格式转换成TXT格式。为了提高工作效率,我们可以将要转换的文档一次完成,实现批量转换。  首先新建两个文件夹,可以分别命名为A、B;然后将要转换的Word文档全部保存到文件夹A中。做好这项工作之后就可以启动Word,依次打开“文件→新建→其他文档→转换向导”命令,打开“转换向导”窗口。  在在欢迎界面上单击“下一步”,然后选中“从Word文档格式转换为其他文件格式”,并在下拉菜单中选择要转换后的格式为“纯文本(Text)”;单击“下一步”,在“源文件夹”后单击“浏览”按钮将保存有Word文档的文件夹A,再单击“目录文件夹”后的“浏览”按钮选择生成的TXT保存位置,即本例中的文件夹B。  单击“下一步”,此时我们可以在“可用文件”栏中看到所有待转换的Word文档,单击“全选”按钮将其全部选中,单击“完成”按钮,稍候片刻我们即可进入文件夹B查看转换后生成的TXT文件了,够简单吧。1.17文档加密在公司中我们会议很多机密的文档,这时我们就需要用到加密功能,今天小编为大家介绍一下如何使用word2010加密文档。  首先在“文件”菜单中选择“保护文档”中的“用密码进行加密”项,如下图所示。  在弹出的“加密文档”窗口中输入密码,如下图所示。  在下次启动该文档时就会出现下图中的现象,只有输入密码后才能正常打开。1.18清除打开文档记录 word2010老是记录我打开过的文件,这虽然能帮我快速找到相关文件,但这也会泄露你的隐私。  1、为了保护隐私,我们可以在“文件>高级”中把“最近使用文挡”的显示数目设置为0。  2、不过,在“最近的位置”一栏,还是能够找到这些文件存放的地址。  3、怎样才能让Word2010不保存最近的位置呢?  由于涉及到注册表的更改,而注册表修改不当会引起严重后果,因此先做好相关键值项的备份还是很必要的。在键盘上按一下组合键“Win+R”,调出运行命令窗口。键入命令regedit.exe,然后按一下回车键Enter。  4、若弹出用户账户控制窗口,请允许以继续。  5、这里我们以Word2010为例,来示意一下如何修改。  打开注册表编辑器后,请找到键值:HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice14.0WordPlace MRU  6、在右边细节窗口找到MaxDisplay,双击打开。将基数选为“十进制”,数值数据改为“0”,然后按一下“确定”保存。  7、这样修改之后,“最近的位置”一栏就不再会显示文件保存地址了。1.19双面打印在办公中打印耗材是非常昂贵的,所以为了尽量节省纸张,我们往往会将一张纸正面和反面都用上(双面打印)。毕竟支持自动双面打印的打印机很少,大多数情况下的打印机都是不支持双面打印的,这个时候我们就必须来手动设置双面打印了。  打印机支持双面打印时设置方法:  若要检查您的打印机是否支持双面打印,可以查看打印机手册或咨询打印机制造商,也可以执行下列操作:  1、单击“文件”选项卡;  2、单击“打印”;  3、在“设置”下,单击“单面打印”。如果提供了“双面打印”,则您的打印机已设置为双面打印。  提示:如果打印到复印打印一体机,并且复印机支持双面复印,那么它可能也支持自动双面打印。如果安装了多台打印机,可能一台打印机支持双面打印,而另一台打印机不支持双面打印。  打印机不支持双面打印,手动设置双面打印方法:  如果打印机不支持自动双面打印,您有两种选择:使用手动双面打印,或分别打印奇数页面和偶数页面。  通过使用手动双面打印来打印,如果打印机不支持自动双面打印,则可以打印出现在纸张一面上的所有页面,然后在系统提示您之时将纸叠翻过来,再重新装入打印机。  在Word2010中,执行下列操作:  1、单击“文件”选项卡;  2、单击“打印”;  3、在“设置”下,单击“单面打印”,然后单击“手动双面打印”。  打印时,Word将提示您将纸叠翻过来然后再重新装入打印机。  打印奇数页和偶数页  您也可通过执行以下步骤,在纸张两面上打印:  1、单击“文件”选项卡;  2、单击“打印”;  3、在“设置”下,单击“打印所有页”。在库的底部附近,单击“仅打印奇数页”;  4、单击库顶部的“打印”按钮;  5、打印完奇数页后,将纸叠翻转过来,然后在“设置”下,单击“打印所有页”。在库的底部,单击“仅打印偶数页”;  6、单击库顶部的“打印”按钮。  提示:根据打印机型号的不同,您可能需要旋转并重新排列页面顺序,才能在纸叠的两面上打印。1.20页边距设置我们在使用Word2010编辑文档的时候,常常需要为文档设置页边距。本篇经验就来介绍一下设置页边距的两种方法。  方法一  打开Word2010文档,单击“页面布局”选项卡。  在“页面设置”中单击“页边距”按钮。  在页边距列表中选择合适的页边距。  方法二  打开Word2010文档,单击“页面布局”选项卡。  在“页面设置”中单击“页边距”按钮。  在菜单中选择“自定义边距”命令。  在“页面设置”对话框中单击“页边距”选项卡。  在“页边距”区分别设置上、下、左、右数值,单击“确定”按钮即可。1.21打印预览日常的工作当中,我们经常会打印文件,而打印文件之前我们都会使用打印预览这一功能,看一下打印的效果如何。但在Word2010中。我们在编辑文档首页是看不到打印预览这一功能的,如何才能让这一功能出现在编辑首页,提高我们的工作效率呢?  操作步骤  1、打开Word2010文档,然后选择界面左上角的“文件”选项,单击。从中选择“选项”这一栏。  2、进入“Word选项”窗口后,切换到“快速访问工具栏”,在左边窗口中的选项“常用命令”下拉到菜单中的“打印预览选项卡”。  3、再将其中一个名为“打印预览和打印”的命令添加到右边窗口的“自定义快速访问工具栏”中。点击“确认”按钮。  4、退出设置窗口后,返回Word2010操作界面,你会看到界面左上角会多出一个小放大镜观看纸张的图标,这个就是“打印预览和打印”的功能键。  5、单击此图标,文档就会进入打印预览窗口。- 51 -
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