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【可编辑】2018江苏开放大学办公室事务管理第四次作业.doc

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可编辑 编辑 2018 江苏 开放 大学 办公室 事务管理 四次 作业
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江苏开放大学形成性考核作业学 号 姓 名 课程代码 110072课程名称办公室事务管理(专) 评阅教师 第 四 次任务共 四 次任务江苏开放大学任务内容:题号一二三总分分数得分评卷人一、情境分析题(每小题15分,共30分)得分评卷人一、情境分析题(每小题15分,共30分)1、背景说明:公司经理在星期一早上告诉文员小刘,星期四上午9:00到1l:00召开销售员会议,要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久,不太清楚公司有多少销售员,她到几个业务部门转了转,大多数人外出了,也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情,几乎把通知的事忘了。一直到星期三下午,经理问她会议通知了没有,她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知:“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议,会议重要,请务必出席。”星期四上午8:30左右,有2个销售员到了会议室,但会议室里没有人招呼,以为会议不开了,坐了一会就走了。9:00左右有6个销售员来了,什么资料也没带,其中两个说,他们已经约好客户在10:00见面。到了10点,只剩下4位销售员,也谈不出什么东西,会议草草结束了,经理很不高兴。公司一共有12位销售员,事后去问另外4位,他们说,根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。请问,小刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎样的?答:(1)应该搞清销售员的人数和姓名,准备这份名单(2)打印好书面通知(3)在三天内,当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间,地点,内容等)到名单上的每个人(4)通知不能写在布告栏里,可能不被人注意(5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间),地点(6)应详细写清会议内容,应做好哪些准备(7)应提前到会议室做好准备,做好签到工作2、背景说明:某公司聘任文员邹某上班处理邮件时,正巧赶上接听电话,他一手操持电话,另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的办公桌上,并顺手拿过笔在“收件人”处签了字。打完电话,他急忙把所有的信封都剪开了,忙乱中一封信被剪掉了回信地址的一角,他并未在意。这时,他抽出所有的信纸,放在一边,而把所有的信封放在了另一边,并开始阅读邮件。当阅读到写有:“亲爱的红:……”的一封信时,他意识到拆错了信,匆匆将信装进一个信封,并用胶水粘了起来。在处理其他信件时,其中有一封急件,觉得应该由上司回信,他把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时,上司把写有美国地址的英文名片,让他打印一个寄往美国的信封,邹某按照以往写信的习惯,把收件人地址、姓名打印在信封的上面,把公司的地址打印在右下角。     你认为邹某处理邮件是否正确,为什么?请讲出理由并说明正确的做法。答:(1)不应该直接把信堆到桌上,并一边打电话一边签字,而应该当面点清邮件总数,并填写“邮件收领单”,特别要写清楚机要邮件、经办人等项目;如有污损还应该当面指出,以分清责任;(2)不应随意打开所有的信,而应按照一定的标准进行分类,允许拆封的信件应按正确的方式拆封,并规整好信件和信封;私人和不便拆封的信件要转交给相应的个人和部门;(3)对于误拆的信件,不应看信的内容,应马上重新封口,信封上要写上“误拆”,并签上姓名,当面交给对方并道歉;(4)交给上司的信件不能混合,要按重要程度从上至下堆叠;(5)寄至国外的信件,信封的打印应该按国外习惯,寄信人姓名和地址印在信封左上角,收信人姓名地址印在中部靠左下部位。得分评卷人二、操作题(每小题20分,共40分)1、你是宏远公司的秘书钟苗,下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。便条钟苗:公司准备对新聘的几位秘书进行培训,你主要负责讲解如何完成上司临时交办事项。以下几点是你重点要说明的:(1)此项工作的意义。(2)此项工作的特点。(3)上司临时交办事项的范围。请在今天下班前写出书面材料交给我。谢谢!行政经理张明  XXXX年XX月XX日问题:如果你是钟苗,你将如何撰写这份建议?答:(1)此项工作的意义: ①可减轻上司工作负担,提高上司工作效率。②可解除上司后顾之忧,保证上司集中精力抓大事、重要的事。(2)此项工作的特点: ①广泛性;②临时性;③具体性;④紧迫性。(3)上司临时交办事项的范围: ①文书工作事项。如上司让秘书查阅文件、递送文件等。②会务工作事项。如上司让秘书通知开会、收集议题等。③信访工作事项。如上司让秘书代写回信、代为接谈、代上司看望友人等。④信息工作事项。如上司让秘书搜集某一信息、核实某一信息等。⑤调研工作事项。如上司让秘书临时做一个市场调查,了解一个情况,查阅一个资料等。⑥督查工作事项。如上司让秘书通过电话、信函等多种途径,督促和检查上司某一批示的落实情况等。⑦联络工作事项。如上司让秘书通过各种途径与有关部门和人员取得联系,建立密切关系,为开展工作奠定良好基础。⑧协调工作事项。如上司让秘书代为召开协调会议,协商解决某个问题等。⑨接待工作事项。如上司让秘书去接站、安排客人食宿等。⑩其他交办事项。2、你是远大公司的秘书王丽,下面是行政经理苏宏给你留的便条。便条王丽:最近,公司新址搬迁过程中财务部与研发部因使用办公用房发生了矛盾,总经理办公室要求我们召开会议协调解决。请你就会议地点和布局以及会议议程提出相应建议,供会议筹备人员参考。请于明天下班前将建议交给我。谢谢!行政经理苏宏  XXXX年XX月XX日问题:如果你是王丽,你将如何撰写这份建议?答:关于会议地点和布局的选择:因部门之间的矛盾属于横向协调工作范围,所以,建议协调会在圆桌型布局的会议室举行。会议议程的安排,根据本次会议主题是协调平级部门之间的矛盾来确定: (1)由会议主持人说明此次会议的主题和议事规则。(2)建议先由双方说明自己的问题和需求,使各方了解对方的困难。(3)会议组织者向与会人员说明公司办公用房分配的根据。(4)会议组织者向各方提出要求:①防止本位主义、树立内部客户观念;②耐心倾听对方意见;③换位思考;④及时进行信息沟通。(5)再由双方进行互谅互让地磋商。(6)形成会议备忘录,提醒遵照执行。得分评卷人三、实践题(每小题30分,共30分)选择一个中等规模的企业或街道、社区作为调研对象,了解办公室人员组成结构、办公室各类人员的职责和具体工作内容(重点文秘类工作人员)、办公室人员一天的工作、最难办的事如何处理的(举例)、工作感想,并将调研结果写成调查报告。答:金坛市城东建筑安装设备有限公司办公室工作情况调查一、调查目的为了学好“办公室事务管理”课程的学习,也为了完成本次课程学习的任务,我对XX市天翔装饰公司的办公室进行了一次调查,现将调查情况总结如下:二、调查情况1、办公室组成该公司办公室是总经理室直接领导下的综合管理机构,承上启下,沟通内外,协调左右,是推动着公司各项工作朝着既定目标前进的中心。目前办公室共有四人,其中经理一名,采购一名,文秘一名,司机一名。具体岗位职责如下:2、办公室人员职责经理 ﹙1﹚、负责办公室的行政领导工作,带领全体员工完成职责范围内的各项工作任务﹙2﹚、负责处理企业日常行政事务,协调各部门的工作,协助总经理解决有关问题﹙3﹚、了解和掌握企业生产、经营、管理信息,检查各部门对会议决议和总经理指示的执行情况﹙4﹚、负责企业对外联络工作,与上级部门、行政机关、行业协会、新闻媒体、合作单位等保持良好关系﹙5﹚、负责公司用车的安排调度和有关职工福利费用报销的审批工作﹙6﹚、完成总经理交办的其它工作。采购按照公司领导的要求负责采购公司及员工所需要的生活用品及办公室用品,对所采购回来的物品质量要严格把关,价格要合理,采购物品的价格要明细化,要做到一物一价。文秘﹙1﹚、负责企业内部管理制度建设方面的文字起草和修订完善工作  ﹙2﹚、负责企业有关文件的起草、对外发文的核稿及有关会议的记录工作﹙3﹚、负责企业的档案建设,协助处理有关行政事务,﹙4﹚、负责企业办公物品的日常管理工作﹙5﹚、完成领导交办的其它工作。司机﹙1﹚、爱护车辆,保正车辆处于良好状态。﹙2﹚、出车准时,随叫随到,负责车上物品安全。3、办公室人员工作内容与所处理的事务办公室是公司运转的一个重要枢纽部门,对公司内外的许多工作进行协调、沟通,做到上情下达,这就决定了办公室工作繁杂的特点。所以办公室工作人员每天的工作十分繁忙。天翔公司的职员(文秘)早上八点半一到办公室后不久,开始收送电子邮件,同时协助各部门发文核稿,同时按领导要求起草文件,修改、打印、下发,并分发红头文件。公司发文量很大,据说有时一天有多个文件要发,都是仔细去逐一核对原稿,以确保发文质量。同时,文件归档工作也是每天工作中必做的。要认真做好公司有关文件的收发、登记、分递、文印和督办工作,公司所有的文件、审批表、协议书都整理归档入册,做好资料归档工作。公司领导不时有最新指示下来,要能及时传达贯彻公司有关会议、文件和领导批示精神。天虹安装设备有限公司的文秘面对繁杂琐碎的大量事务性工作(文书处理、档案管理、文件批转、迎来送往等),已经提炼出工作经验,就是强化工作意识,加快工作节奏,提高工作效率,冷静办理各项事务,力求周全、准确、适度,避免疏漏和差错,基本就能做到事事有着落。对他们来说,比较困难的可能是文书工作。文书工作严要求有较强的文字表达能力,材料的写作要求尽可能的详尽、准确,这样在文件起草、提供调研资料才能保证向领导反映准确信息,为及时决策提供可靠依据。所以,做好文书工作必须努力钻研业务,在观察中学习,积极向领导、其他部门和同事学习,虚心与同事交流写作体会,汲取有益经验。经常仔细分析上级机关的材料,进行换位思考。平时坚持读书看报,收看新闻,做到勤思、常练、多改,努力提高写作水平。三、感受:通过调查我感觉到要想做好文秘工作必须要做好以下几点1、力求思维敏捷、头脑灵活,善于及时准确领会领导意图,同时忠于职业操守。2、不折不扣按老总指示办事,同时富有主见。3、勤勤恳恳、吃苦耐劳,能忍受怨言、经得起委屈和挫折,兢兢业业做好服务工作,不给领导帮倒忙。4、既可参与决策、组织协调等重要工作,也能细致扎实地干好每一件具体琐事。 完成日期:得分:评语:评阅时间:课程名称:办公室事务管理(专) 第 四 次任务 评阅教师: 办公室事务管理(专)形考作业四#第6页(共5页)
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