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【可编辑】办公室搬迁方案.doc

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可编辑 编辑 办公室 搬迁 方案
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办公室搬迁方案(初稿)为保证作业区机关办公室能顺利搬迁至二楼会议室,且在搬入会议室后能迅速进入正常办公状态,现制定一下工作计划:一、 指导思想1、统一搬迁原则。密切联系作业区机关工作实际,统一部署、统一行动,确保搬迁工作安全、有序、文明、和谐; 2、按时搬迁原则。搬迁工作分批次进行,确保按计划时间节点完成搬迁; 3、服从全局原则。各组室在搬迁过程中要服从作业区整体安排,独立自主,以本组室搬迁为主,充分发挥各组室的工作积极性,明确各组室分工,配合搬迁小组的工作安排,保证搬迁在短时间内对我区工作影响降到最低程度。二、 搬迁工作组成员组长:成员:1、搬迁工作领导小组组长的工作职责:(1)组织、策划本次搬迁的全面工作(2)讨论制订部门搬迁的工作方案并组织实施(3)协调搬迁工作中出现的矛盾和问题(4)及时调度搬迁的过程(5)协调好搬迁公司在搬运物品时做好物品的防护工作2、搬迁工作领导小组组员的工作职责:(1)负责区域搬迁活动的指导与组织(2)负责区域搬迁活动的监督(3)负责执行搬迁活动工作方案的实施(4)协助组长处理在搬迁过程中出现的问题(5)及时调度负责区域内的搬迁活动的进度(6)协调做好搬迁过程中物品的防护工作3、各组室搬迁协调人工作职责(1)掌握本组室的搬迁时间及计划。(2)提前确定本部门在新址的办公室位置,确定每名员工的位置(3)对于大件物品(如铁皮柜、 沙发等家具)提前看好新址现场, 提前确定摆放位置。(4)提前统计本组室的包装箱、标签、胶带数量,报于院搬迁小组指定负责人(5)确认本组室搬迁工作量,如公共资料、文件需其他组室协助包装,提前告知搬迁组认可三、 搬迁前的准备工作1、确定动迁日期: 年 月 日。2、确定各组室需要搬迁的办公用品(桌椅、柜子等)3、做好平面布置图并按照设计对各组室办公区块进行分配。4、会议室提前做好防护措施,保证会议室原有装修不遭到损坏,将非办公用品、设备统一标记、放置,并做好防护防盗措施。5、数字化办公室与综合办公室协商,将办公楼一楼及二楼的网络端口设备搬至办公楼四楼,为保证我区白天各组室工作正常进行,该工作应确保在搬家指定时间完成,并调试。同时做好设备储存房间的防护防盗措施。5、提前10天布置会议室外接电路、电话线路、网线等线路设备,确保电路、网络、电话能正常使用。6、制定新办公场所相关办公制度、规定,提前告知各组室成员。7、与综合保障队协商,将不常用的办公用品、文件暂时放置库房保管。8、综合保障队将办公区域、库房重新调整,腾出房屋用于机关办公室财物、家具、资料放置。9、相关搬迁物件的准备:记号笔、封口胶、纸箱、螺丝刀、锤子、钳子、报纸等。四、 具体搬迁工作安排1、整理(1)确定各组室需要搬至新办公点的办公家具。(2)公共区域设备及物品有综合办公室负责统计。(3)领导办公室办公用品,由综合办公室负责统计,打包。(4)各组室资料、办公用品由各组室负责人安排统计、整理,确定常用资料种类、数量,将非常用、非重要资料提前整理打包。(4)个人电脑数据,由各组室自行整理并存储,确保每天电脑中的重要资料都有备份,以免因搬家造成的数据资料丢失。(5)个人办公物品由员工自行整理。(6)员工私人物品有员工自行整理和保管,搬迁组不承担看护管理责任。2、拆卸、搬移(1)办公室办公网络、电话线由数字化办公室人员主要负责知道拆卸,保证不掉一个零件、一根数据线,并由数字化办公室人员负责统计电话完好情况、数量并统一安排保管。(2)会议室办公桌椅、家具等由综合办公室员工负责统计,搬移至料库库房妥善安置保管。(3)领导办公室非重要、常用文件、家具由综合办公室负责搬移至指定地点,妥善保管。(4)拆卸、搬移物品时,必须注意零件及钥匙的收放,以免带来不便。3、搬迁搬迁前一天搬迁前一天: 综合办公室对搬运主通道用彩条布、地毯等进行保护性铺设,以确会议室装潢不受破坏。数字化办公室再次确认会议室内电路、电话线、网络能否正常运行。综合办公室将会议室办公平面布置图发给各组室,由各组室自行安排组室人员工作地点,统一对需要搬迁的办公用品统一编号、标记,并将办公点布置结果报由综合管理室。 综合管路室对公共区域按预先设定的功能进行统一安排、编号,在现场和图纸上标明。该编号一旦确认,旧址该区域的设备、文件、文件柜也将统一使用该编号,以确保能够迅速准确地找到每一件物品的归宿。 各组室人员下班后,自行打包需要搬迁的财物,注意贵重物品、重要资料的整理、存放、标记。并对需要搬迁的办公家具做好封口,以免在搬运过程中,因文件柜、办公桌的门、抽屉等零部件的松动,导致家具内文件、物品的洒落。并将钥匙编号、妥善保管。搬迁第一天上午9:00——11: 00 为保证不影响各组室正常工作,采取部分搬迁,即各组室自行调增搬迁顺序,保证不影响我区当日产量统计、计算、上报及厂部安排的重要工作的完成。各组室确认会议室办公区域划分,并安排人员搬移部分办公用品,各组室人员必须服从搬迁组工作人员的安排,本着先集体,后个人的原则,进行搬迁工作,确保上午能将较大、较重家具先搬迁至会议室。如有放至料库的文件柜,办公桌、资料等,则提前整理、密封统一编号,待由综合办公室统一安排放置。数字化办公室在11:00后协助各组室已办入会议室的人员做好电话线路、网络的接入、测试、调试等工作,保证已搬入会议室的每台电脑能顺利的使用。下午 14:00——17:00 各组室搬迁剩余的办公家具,如有需继续办公人员,由组室负责协调安排,保证不影响重要工作的完成。将需要搬迁至料库的家具整理、固定、密封好,在综合办公室的安排下统一搬至料库指定地点,各组室安排人员负责看护好本组室内的家具、文件,确保在搬迁过程中不出现丢失、损坏等事件发生。搬迁完成后,由各组室负责人负责清点本组室财物、办公用品数量、完好程度,并将统计结果报由综合办公室。 数字化办公室于17:00后开始正式调试会议室电话线路、办公网络,保证办公电话、网络的顺利运行,各组室成员必须配合数字化办公室工作人员做好电话线路、办公网络的调试工作。晚上 20:00——22:00 各组室对本组室内未搬迁的小型办公用品、物件进行最后的清理、搬迁工作,保证搬迁工作能在一天内完成。并清理原办公室,确保办公室内无办公物品,无办公资料遗留。 数字化办公室继续连接会议室电话线路、网络线路,确保新办公区域内每台电脑能顺利联网,每部电话能正常运作。并检查是否因搬家影响,造成电路线路的损坏,并恢复以损坏的电路线路。保证每位在新办公点办公的员工能安全、有序、有效的开展工作。通知各组室试用电话网络、确保系统平稳过渡;搬迁第二天上午 9:00 提前一天安排办公楼服务员清理四楼招待房,作为领导休息房间,并将四楼娱乐室整理干净,作为临时会议室。综合办公室协助领导做好领导办公室办公用品、办公资料的归纳,整理,统一安排放置,并做好重要资料的密封、保密工作。 将领导卧室内的常用家具,床品等搬入四楼已安排好的房间内,搬迁过程中注意统一整理,统一放置,以免出现混乱。下午14:00 将领导办公室需搬迁的办公用品、资料搬至指定房间,综合办公室做好搬迁物品的统计工作,以便搬迁过程中,不因搬迁过程的混乱,造成资料、办公用品的遗失等。 数字化办公室在搬迁完成后,对领导办公室的办公网络、电话线路进行连接、调试,确保办公设备的正常运行。 综合办公室组织人员对原领导办公室进行清扫,确保以遗留一份资料,一件办公用品。五、 注意事项1、清空办公桌抽屉/文件柜/配柜/资料柜物品,将办公资料、办公物品及个人物品装箱。 家具内不留任何物品,办公室小件物品也要装箱。需搬到新址的家具清空后的上锁,钥匙拔下后自行保管。2、标签填写须准确详细,每件物品均应贴上标签,以便搬入新址时准确无。3、易碎怕压类物品,装箱后贴上专用标签,以区分一般物品.提前到新址察看并规划好本组室大件物品的摆放位置.4、现场出现的协调问题由搬迁小组负责人和组室搬迁协调人商定后实施,各组室人员只针对自己的上级领导,有关建议和意见直接反应给搬迁组负责人。5、各种货币、证件、信函、有价证券、保密资料、金银首饰、古玩字画、玻璃器皿等个人物品自行单独保管.6、电脑由组室统一组织打包、搬迁(包装主机和显示器鼠标/键盘/连线)。电脑拆线接线由使用员工完成。笔记本电脑由员工自带。2月6日中午,开始封箱打包,当日所有物品必须封箱打包完毕,必要时加班加点。 2、2月7日早上6:30在公司集合,统一安排早餐。 3、2月7日早上7:16正式开始搬迁。 4、2月7日中午暂停搬迁,准备晚上年会事宜。(有关人员下午三点前落实赴宴宾客名单,统一报呈董事长。) 5、2月8日上午8:30继续开始搬迁,务必加班加点当日全部完成搬迁。 6、搬迁过程实行责任到人,东区新址电梯口保证三人编制,两人负责引导搬迁,一人负责检查来往人员。(行政两人,后勤一人,名单于2月3日上午报行政部备案。) 7、搬迁过程中旧址保留四人监督,原则上为此次搬迁的各室负责人。 8、为了便宜搬迁工作进行,公司将负责统一安排2月6日中、晚餐(标准10元/人),2月7日早餐(统一结账)、中餐(标准15元/人)。 9、未尽事宜由总执行人统一协调
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