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金蝶财务软件使用教程.doc

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财务软件 使用 教程
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.凭证处理会计核算处理系统是以证—账—表为核心的有关企业财务信息加工系统。会计凭证是整个会计核算系统的主要数据来源,是整个核算系统的基础,会计凭证的正确性将直接影响到整个会计信息系统的真实性、可靠性,因此系统必须能保证会计凭证录入数据的正确性。金蝶KIS账务处理系统为您提供十分安全、可靠、准确快捷的会计凭证处理功能。凭证分为原始凭证和记账凭证两种,在业务发生时应首先根据原始凭证和其他有关业务资料手工填制凭证。或者根据原始凭证直接在电脑上制作记账凭证。为方便用户使用和财务管理的需要,系统提供了多种凭证数据的校核和控制功能:Ø         会自动显示科目的最新余额及预算金额;Ø         会自动检验记账凭证借贷方是否平衡;Ø         检验科目是否为最明细级;Ø 检验本位币金额是否等于汇率乘原币;Ø         检验金额是否等于数量乘单价。系统在对凭证内数据进行控制的同时,还对凭证在记账前的审核检验提供控制。为了使系统更加灵活。这些控制你可以根据您企业的实际情况进行设定。如果您认为凭证不需要经二次审核即可记账,您就可以在系统参数中将<凭证过账前必须经过审核>选项去掉,则凭证就可以不经审核直接过账。凭证录入凭证录入功能就是为用户提供了一个仿真的凭证录入环境,在这里,可以将您制作的记账凭证录入电脑,或者根据原始单据直接在这里制作记账凭证。在凭证录入功能中,系统为您提供许多功能操作以方便您高效快捷地输入记账凭证。在“金蝶KIS专业版主界面”,选择【账务处理】®【凭证录入】,进入“记账凭证-新增”界面。如下图所示:1.1.1 工具栏主要功能介绍功能说明新增用于新增凭证。保存用于保存录入的凭证内容。还原发现凭证录入错误,要将凭证内容整个的删除,可以单击该按钮。插入插入凭证中的某一条分录。删除删除凭证中的某一条分录。外币用于切换记账凭证的输入格式。系统提供了两种记账凭证输入查看格式:一种是一般格式,一种是外币格式,系统默认为一般输入格式,在一般格式中不显示录入凭证的外币原币及汇率数据,如果要查看全部凭证中的外币汇率及原币数据,可用此功能转换成外币格式查看。代码查询功能,按F7也可。用于查询系统提供的各种资料和参数,在凭证录入时有“摘要”、“会计科目”和各种“核算项目”可以查询。流量针对科目属性中指定为现金类科目或现金等价物的会计科目,可以在此定义其现金流量内容,是做现金流量表的一种方法。1.1.2 常用功能键4 [F7]按[F7]系统即可弹出“科目代码”界面查看所有的代码,如凭证摘要库、科目代码库、核算项目代码库等,您可以从代码中选择您所需的科目。代码查询功能是凭证录入中十分有用的一项功能,它是一种具有智能化的功能,它能根据光标所在位置自动选择您需要查看的代码内容。4 [F8]按[F8]即以下接形式弹出摘要库、会计科目、核算项目等,并即时过滤显示。4 [F9]按[F9]进行汉字模糊查询,只要您在科目栏中录入汉字,如“应”,再单击功能键F9,系统会自动将包含“应”字的会计科目全部显示出来。温馨提醒:数字和汉字模糊查询,不仅仅适用于会计科目,对于凭证摘要、核算项目的录入、往来业务资料,同样有效。1.1.3 记账凭证主要字段说明字段说明币别一般情况下币别栏默认为不显示状态。凭证日期凭证录入的日期若在当前的会计期间之前,则系统不允许输入;但允许输入本期以后的任意期间的记账凭证,在过账时系统只处理本期的记账凭证,以后期间的凭证不作处理。凭证字此下拉列表显示所有在基础资料中设置的凭证字。用户可从下拉列表中选择用户需要的凭证字。凭证号由系统自动生成。附件数直接录入凭证后以附件的形式备份原始单据的数量。摘要栏对凭证分录的文字解释,可以直接录入,也可以用F7到摘要库中读取。系统提供了摘要库的功能,在凭证录入界面,将光标移动到摘要栏,按[F7],可以选择已录入摘要库中的摘要,单击【确定】后,摘要会自动添入当前的凭证中。摘要库进行增加、修改、删除操作。会计科目栏录入会计科目代码。可以直接录入,在录入过程中左下方的状态栏会随时动态提示代码所对应的科目名称,如果输入完代码后,状态栏中没有科目名称显示,则说明输入的代码有错误,如果在“科目设置”中定义了助记码,则可以在此处直接输入助记码,系统会根据助记码查到您需要的科目,也可以将光标定位于会计科目栏时,按[F7]键(或双击鼠标左键),即可调出会计科目代码表,在科目代码表选择所要录入的科目,单击【确定】,即可获取科目代码。金额栏金额分为借方金额和贷方金额两栏,每条分录的金额只能在借方或贷方,不能在借贷双方同时存在。币别、汇率、原币金额当会计科目有外币核算时,点击“外币”键转换到外币凭证格式。币别可以按F7查询,汇率在选择了币别后自动提供。原币金额是指外币的金额,录入后系统会根据外币汇率*原币金额得出本位币的金额。单位、单价和数量当会计科目要进行数量金额核算时,系统会自动弹出数量格式让用户录入。单位系统会根据会计科目属性中提供的内容自动出现,用户只要录入单价和金额即可。系统会检验数量单价的乘积是否与原币金额相等,如不相等,系统会提示是否继续。往来业务对选择了核算往来业务的会计科目,要录入往来业务的编码。可直接手工输入或按[F7]调出往来信息供选择。结算方式、结算号银行存款的结算方式和结算单据的号码,用户可以录入也可以不录入。经办可以直接将经办人的姓名写在凭证上。 温馨提醒:系统提供了摘要的快速复制功能:在录入完第一条摘要以后,将光标移到凭证栏中的下一条摘要处,录入“..”,复制上一条摘要,录入“//”复制第一条摘要。 温馨提醒:如果科目同时下挂部门、职员两个核算项目,在输入部门后,按F7录入职员时能够自动显示该部门的职员,而不是所有职员。前提是必须在“基础资料-职员属性”中录入部门信息。如果需要修改部门或职员,则按[F8],系统将列出所有的部门或职员供您选择。如果会计科目中设定了<核算单一外币>选项,则在输入科目代码之后,系统会显示出外币输入格式,显示出币别代码,汇率数据,要求您输入原币金额。如果选择了<核算所有外币>,在输入外币时还必须对币别进行选择。输入原币金额后,系统会自动根据汇率折算为折合本位币金额并显示在金额栏中,折合本位币金额可以修改,若原币乘以汇率不等于金额,系统会提示是否继续。  温馨提醒:金额栏快速录入技巧:w          如果要将已录入的金额转换到另一方,只需将光标定位于要转换的金额栏上,然后按[空格]键进行切换。w          如果要输入负金额,在录入数字后再输入“-”号,系统即会以红字显示。w          如果您需要计算器计算,则在金额栏按F7或双击鼠标左键即可调出金蝶计算器,您可用我们提供的计算器进行简单计算,最后敲空格键将数据回填到凭证上。w          如果需要清除金额栏中的数据,只需将光标移至金额处,按“Esc”键即可。您可单击“Ctrl”和“F7”两个功能键在有关界面进行数据平衡。1.1.4 主要菜单项功能介绍4 〖文件〗®〖保存模式凭证〗在“凭证录入”界面,当录入完一张凭证后,如该凭证内容会经常使用,我们可以选择〖文件〗—>〖保存模式凭证〗,将该凭证保存为模式凭证,如以后重复使用时,只要在“凭证录入”界面,选择〖文件〗®〖调入模式凭证〗,即可。4 〖操作〗®〖出纳复核〗对于涉及到“现金”和“银行存款”等科目的凭证,每付完一笔款,出纳人员都需要在凭证上面签字,此时,您可以选择〖操作〗®〖出纳复核〗,系统会自动地将当前用户的姓名添在凭证的<出纳>栏上。4 〖操作〗®〖插入分录〗如果在录入凭证的过程中需要插入一个分录,单击工具栏中的【】或选择〖操作〗®〖插入分录〗,即可插入一条分录。4 〖操作〗®〖删除分录〗 如果在录入凭证的过程中需要删除一条分录,单击工具栏中的【】或〖操作〗®〖删除分录〗,即可将选中的分录删除。4 〖操作〗®〖新增凭证〗 录入完一张凭证后,如果您还需要录入下一张凭证,单击【】或选择〖操作〗®〖新增凭证〗,系统将弹出“录入凭证”界面,您可以继续录入新的一张凭证。4 〖操作〗®〖预算控制选项〗参数说明显示科目最新余额、预算额选中此项,即在凭证录入的时候可即时显示该科目的最新余额,包括未过账凭证;预算额是在科目属性中所设置的预算数据的范围。余额和预算额在“记账凭证_新增”界面中的<参考信息>上面的位置显示,只有当光标指向金额处时才会显示余额和预算额的数据。在显示余额时包括未过账凭证,如果需要显示录入了当前分录后的科目余额,应在录入完金额后将光标移开后,再指向金额处才会显示包括当前录入分录的金额后科目余额。录入以后期间的凭证,显示科目的最新余额时,将该凭证期间已录入的凭证包括在内计算余额。预算控制系统对科目余额预算、科目发生额预算、科目单笔分录发生额预算不符合预算(大于最高预算或小于最低预算)的科目录入提供三种选择:不检查、警告(可继续录入)、禁止使用(不可继续录入)。4 〖查看〗®〖选项〗在凭证录入的过程中,系统提供了多种选项供用户选择,力求凭证录入方便、快捷、准确。在“凭证录入”界面,选择〖查看〗—>〖选项〗,系统弹出“凭证录入选项”界面。界面中包含以下选项:数据项说   明自动显示代码提示界面系统自动在摘要、科目、核算项目录入时显示提示界面。凭证保存后立即新增凭证保存后自动跳入下一张凭证的录入界面而无需再单击【新增】或快捷键[F4]才能新增凭证。新增凭证时取系统日期当系统日期与账套期间不一致时,选择此项,在新增凭证时,凭证日期取系统日期,如:当系统日期为2003-03-06,而账套还在第二期,如果选择了此选项,则新增凭证的凭证日期显示为2003-03-06,如果没有选择此选项,则新增凭证的凭证日期显示为2003-02-28。需注意的是,当系统日期与账套的期间一致,如系统日期为2003-03-06,账套期间也为2003年第三期,则不管选不选择该选项,新增凭证时都取系统日期为凭证日期。新增分录借贷自动平衡系统自动在下一条分录的金额栏进行数据借贷平衡。自动携带上条分录信息在凭证录入的过程中,按向下[¯]或[Enter]键可以自动将上条分录的相关信息复制下来,以提高凭证的录入速度。单价不随金额计算在单价、数量和金额已经存在时,改变金额(包括原币和本位币),单价将不随着金额的改变而改变。如果此时“单价*数量≠金额”,则在保存时给出提示:“单价*数量≠金额,是否继续?”,由用户自己决定是否需要手工调整。结算方式和结算号重复报警输入的银行科目的结算方式和结算号相同,系统在保存凭证时会给予警告提示。 凭证管理凭证管理提供了十分丰富的凭证处理功能。在主界面,选择【账务处理】®【凭证管理】。过滤条件 进入会计分录序时簿后,使用“过滤”功能,弹出“会计分录序时簿过滤”对话框。如下图所示。在此对话框中,可设置查询窗口的条件、过滤条件、排序规则。4 条件在实际财务管理工作的过程中,会计分录序时簿涵盖了丰富的财务信息,需要以不同的方式提供。因此,在“条件”标签页中提供了以下方式供您选择:过滤方式说    明按凭证过滤当选择此选项时,会出现<本位币凭证>和<外币凭证>两个过滤方案,前者是指将本位币的凭证过滤出来,后者是指将有外币的凭证过滤出来。该选项主要实现本位币凭证和外币凭证分不同凭证格式打印的功能。按分录过滤当选择此选项时,所有的过滤条件与排序均是基于分录进行的。显示禁用科目选择此项,会计分录序时簿与凭证中显示禁用科目。单独查询禁用科目时,需手工录入禁用科目代码,按[F7]查询科目界面不显示禁用科目。根据实际需要设定过账状态,<已过账>、<未过账>和<全部>三选项之一。根据实际需要设定审核状态,<审核>、<已审核>和<全部>三选项之一。4 过滤条件在“过滤条件”标签页中,设定进一步的过滤条件,如果选择的条件字段是“会计科目”,则光标停在<比较值>栏中时可以按[F7]查看科目代码。如果有多个过滤条件,可选择菜单〖操作〗®〖插入行〗,继续设定下一个过滤条件。还可以选择〖操作〗®〖删除行〗删除选中的过滤条件行或〖操作〗®〖全部清除〗清除所有过滤条件。4 排序如果希望查询的结果按某一字段排序,则在“排序”标签页中,在左边的<字段>列表中选择该字段,单击,被选中的字段被移动到右边的“排序字段”列表中。4 设置方案设定完“条件”、“过滤条件”和“排序”后,可选择窗口左边的工具条上执行【保存】,将该过滤条件保存下来,以备以后查询相同条件的凭证查询。也可单击【删除】删除方案,或单击【另存为】另存方案。通过【查看】功能可以设置过滤方案的显示模式,有大图标、小图标、详细资料、列表四种。设置好过滤条件后,单击【确定】,系统即可按设定的过滤条件查询,并打开“凭证查询”界面显示查询结果—会计分录序时簿。如果用户希望每次进入凭证管理时系统能以一个默认的过滤条件查询数据,则选中设定好方案,然后选中窗口底部的“下次直接以该方案进入序时簿”选项。1.1.2 新增凭证在“凭证管理”界面,单击工具栏的【新增】,打开“凭证录入”界面。1.1.3 修改凭证您可以修改已录入的未过账且未审核和未复核的凭证。将光标定位于要修改的凭证中,选择菜单〖操作〗®〖修改凭证〗或单击工具条的【修改】。系统会显示“记账凭证修改”界面,您可以在此界面中对记账凭证进行修改,其操作方法与凭证录入相似。注意:如果要修改的记账凭证已经过审核,此凭证只能进行查看,不能修改,只有未审核未复核且未过账的凭证才允许修改。1.1.4 删除凭证对于一些业务中作废的凭证,可以对其进行删除。删除凭证提供两种方式,一种是单张删除,另一种是批量多张删除。单张删除凭证:光带定位于需要删除的凭证上,单击【删除】或【操作】→【删除单张凭证】。系统会提示您是否确认删除该张凭证,确实要删除时单击【是】,不要删除时单击【否】。如果选择了多张凭证,系统将删除第一张凭证。成批删除凭证:在页面设置中选择“多行选择”进行批量选择,单击【操作】→【成批删除选中凭证】,对选中的凭证进行删除。需注意的是:如果选中的凭证中有不能删除的,系统将自动过滤对其不作删除操作。注意:只有未过账且未审核未复核的凭证才能删除。1.1.5 复制凭证在会计分录序时簿中,可以进行凭证复制的业务处理,生成和原有凭证相同的凭证。在“凭证查询”界面中,光标定位在要复制的凭证上,然后选择菜单〖操作〗®〖复制〗。系统立即打开“凭证录入”窗口,并将该凭证内容复制到新凭证中。注意:复制后的新凭证的业务期间为当前账套所在期间。如果在凭证选项中选择了<新增凭证时取系统日期>,则业务期间为当前系统日期所在的期间。 凭证审核1.1.1 审核单张凭证制作完一张凭证后,如果确认无误,下一步就是对凭证进行审核。1.         在“凭证查询”界面,将光标定位于需要审核的凭证上,然后选择菜单〖操作〗®〖审核凭证〗,或者单击工具条的【审核】,系统即进入“记账凭证”界面;2.         此界面中的凭证项目不能修改,只能查看。如果发现凭证有错,在凭证上提供了一个<批注>录入框,您可以在<批注>录入框中注明凭证出错的地方,以便凭证制单人修改。录入批注后,表明凭证有错,此时不允许审核,除非清空批注或凭证完成修改并保存。凭证修改后,批注内容自动清空。如查看完毕并确认无误后,单击【】或按[F3],表示审核通过,在<审核>处签章显示该用户名。温馨提醒:如果未经审核的凭证数量很多,为明确哪张凭证是已经审核但未通过的,会计分录序时薄的“过滤条件”界面中提供了“批注”的过滤条件,方便查找到此类标记为“有”或“无”的凭证,以作进一步的修改。3.         审核后的记账凭证,可以再单击【】进行反审核,消除原审核签章,该凭证变为未经审核状态。注意:w          要修改已审核过的记账凭证时,必须先销章,然后才能修改。w          审核与制单人不能为同一操作员,否则系统拒绝审核签章。w          反审核必须与审核人是同一操作员,否则不能进行销章。1.1.2 成批审核您可以选择成批审核(或反审核)的功能来节省宝贵的时间。在“凭证查询”界面中,按[Ctrl]或[Shift]选择多个凭证,然后选择菜单〖操作〗®〖成批审核〗,弹出“成批审核”对话框,对话框有两个选项分别是指对未审核的凭证进行成批审核及对已审核的凭证进行成批反审核。单击【确定】,系统开始对选择的凭证进行审核签章操作,完成后提示:“审核完毕,共审核凭证X张。”出纳复核如果在系统初始化时选择了<凭证过账前必须出纳复核>,则在凭证审核后,出纳要进行复核。因用户实际应用情况的多样化,系统对出纳复核与凭证审核之间的顺序未做强制性规定。因此,本版出纳复核功能,不考虑审核状态的影响。在“记账凭证”界面,如查看完毕并确认无误后,单击【复核】,表示复核通过,在<出纳>处签章显示该用户名。出纳复核允许修改结算方式、结算号,其他凭证字段不允许修改。进入会计分录序时薄,选择凭证,点工具栏/文件菜单/右键菜单的“复核”,进入凭证复核界面,光标定位于银行存款科目,修改结算方式、结算号,再点凭证工具栏上的“复核”。如操作人员修改结算方式、结算号后,未点“复核”,即凭证未打上出纳复核标记就退出凭证复核界面,所做修改有效,并提示:凭证的结算方式、结算号已经修改,是否复核?“是”则完成凭证复核,“否”退出凭证复核界面、“取消”仍在凭证复核界面。如操作人员修改结算方式、结算号后,点“复核”,即凭证打上出纳复核标记,原制单人名称不变。凭证已复核状态下,再次进入凭证复核界面,结算方式与结算号不允许修改。如需修改,需取消复核标记。 凭证过账在会计凭证审核完毕之后就可以开始过账了。凭证过账就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账簿中的过程。经过记账的凭证以后将不再允许修改,只能采取补充凭证或红字冲销凭证的方式进行更正。因此,在过账前应对记账凭证的内容仔细审核,系统只能检验记账凭证中的数据关系错误,而无法检查业务逻辑关系。这其中的内容只能由会计人员自己检查。凭证过账是一项十分简单的操作,您可以在过账向导的引导下,轻松的完成过账操作,过账可分为以下三个步骤进行:第一步,选择过账参数。在主界面上,选择【账务处理】®【凭证过账】,打开“凭证过账”向导界面,首先选择凭证过账参数。如下图所示:在该界面中,我们可以通过参数控制当<凭证号不连续时>和<过账发生错误时>是否“停止过账”还是“继续过账”。如果需要查看凭证是否存在断号,可单击【断号检查】,系统将会提供一个凭证断号检查表列示系统断号情况。在该界面,还可以确定凭证过账的范围,如果选择<全部未过账凭证>,则系统将所有未过账的凭证进行全部过账操作。如果选择<指定日期之前的凭证>,则在右边出现一个日期列表框,用户可以选择一个日期,系统将对该日期之前的所有未过账凭证进行过账操作。第二步,开始过账。凭证过账参数设置完成后,单击【开始过账】,系统开始自动过账操作。在过账过程中,系统会对所有的记账凭证数据关系进行检查,有发生错误时,如在第一步选择过账参数时,<过账发生错误时>选择“停止过账”,则系统会给出错误提示信息,并中止过账,在修正完错误之后重新过账。否则,将在过账全部结束后才显示错误信息。在凭证过账的过程中,您也可以中止过账,单击【中止】,系统提示是否中止过账,【确定】后将中止凭证过账。第三步,显示过账信息。在这个步骤中,系统显示成功过账的凭证数及发生错误数信息,如下图所示。您在看完过账信息之后,可以单击【关闭】,结束本次过账操作,还可以将过账的信息打印保存下来。凭证冲销对于已经过账的凭证,如果发现它不符合企业的财务规则,您可以使用系统的“冲销”功能,生成一张红字冲销凭证。1.         在“凭证查询界面,将光标选中一张已过账且要冲销的凭证,然后选择菜单〖操作〗®〖冲销〗;2.         系统会自动在当前的会计期间生成一张与选定凭证一样的红字冲销凭证。如下图所示:3.         单击【保存】即可保存该红字冲销凭证。凭证打印凭证录入后,用户可以在凭证录入界面打印,也可以在凭证序时簿中打印。在凭证录入界面,文件菜单下增加功能选项“套打设置”,用户可以建立不同凭证类型与不同凭证套打模板的对应关系。系统提供按凭证字和四种凭证类型:普通、外币、数量、数量外币的组合方式进行对应套打模板的指定。凭证可以汇总打印。“凭证序时簿中”中,<文件>→<打印凭证>→<汇总打印>或凭证录入界面<文件>→<汇总打印>在汇总打印时,可选择科目级次和核算项目级次,也可以分币别进行汇总。其他功能介绍1.1.1 模式凭证为方便用户重复录入,系统提供模式凭证功能,将常用凭证保存为模式凭证,以后在录入凭证时调用。4 保存模式凭证在“凭证录入”界面保存一张凭证,然后选择菜单〖文件〗®〖保存模式凭证〗,系统弹出“保存模式凭证”对话框:Ø         名称:该模式凭证名称。Ø         类型:为模式凭证分类名称。单击【】弹出“凭证类别”对话框,在这里选择凭证类别,也可选择“编辑”标签页对<凭证类别>进行【新增】、【编辑】、【删除】等操作。Ø         选项:选择保存到模式凭证中的内容。4 调入模式凭证在“凭证录入”界面,选择菜单〖文件〗®〖调入模式凭证〗,在弹出“模式凭证”窗口中选择一个模式凭证,单击【确定】后,调入所选的模式凭证,在可根据实际情况对该凭证的个别数据项稍作修改后即可保存为一张新凭证,这大大地减轻了用户重复工作量。4 编辑模式凭证进入〖账务处理〗→〖模式凭证〗,单击“编辑”标签,可进行模式凭证编辑,在这里,您可以对模式凭证进行【浏览】、【新增】、【编辑】、【保存】、【删除】、【复制】等操作。模式凭证中可以设置现金流量,类似凭证指定现金流量。注意:w          流量为模式凭证非必录项。w          设置两条以上的分录才能指定现金流量。w          模式凭证可以不录入金额或者凭证不平衡也可以保存。1.1.2 引入标准凭证现在大部分企业开发了MIS(管理信息系统),财务作为企业MIS的一部分,就需要与MIS系统或其它业务系统进行数据交换。账务处理系统提供了“引入/引出标准凭证”功能,使得财务软件系统可以从其它模块引入数据和引出数据为多种格式。标准格式凭证是账务处理系统之外的一个数据文件,它可以由其它系统生成,作为账务处理系统与其他系统传递数据的接口。标准凭证的数据结构可在账务处理系统安装目录下的expvch..txt中找到。标准凭证是一个DBF文件格式或INI文件格式,Dbase,Foxbase,Foxpro,Excel等系统可以直接读取。标准凭证的引入操作如下:1.         在“凭证序时簿”界面,选择菜单〖文件〗®〖引入标准凭证〗,弹出“标准凭证引入”向导对话框;2.         指定引入凭证库的名称和存放位置;3.         确定引入凭证范围;4.         设置凭证检查选项;5.         引入标准凭证。单击【开始引入】,您就可以进行标准凭证的引入了。在此之前,您可以单击【检查凭证错误】来查看一下将要引入的凭证是否存在错误及能否正确引入。1.1.3 引出标准凭证在“凭证序时簿”界面,选择〖文件〗®〖引出标准凭证〗,打开“引出标准凭证”界面。指定引出文件名及存放位置。单击【】,在弹出的对话框中,指定引出文件的存放路径及文件名,确定后,单击【开始引出】,系统开始将凭证引出到指定的路径下。引出完毕后,显示引出结果。1.1.4 凭证报告凭证录入界面【查看】®【凭证报告】或会计分录序时簿界面【查看】®【凭证报告】,系统可以提供凭证报告。您可以选择单个期间、单个凭证字及凭证号范围查看凭证报告,默认为当前期间,凭证字默认为全部。凭证报告包括:各凭证字的最大最小号数,凭证张数,附件张数,最大最小日期;凭证断号情况、凭证作废情况。1.1.5 凭证作废、反作废系统提供凭证“作废”、“反作废”功能。凭证录入界面“操作”菜单、凭证查询界面“操作”菜单、会计分录序时簿右键菜单均可以进行操作。凭证只能在可修改状态下执行作废。凭证已复核、已审核、已过账、已结账、已核销凭证不允许作废。由业务系统生成的机制凭证不允许作废(包括账务处理系统期末调汇、结转损益、自动转账生成的凭证)。作废凭证在系统中保留,不参与会计的记账。有作废标志,允许删除。作废的凭证不允许修改、过账、复核、审核、指定现金流量。您可以对已经作废的凭证反作废。凭证反作废后,恢复为正常状态。1.1.6 凭证整理操作前提:只有在“用户设置”中设置了相关的权限,用户才可以进行凭证整理。凭证查询界面〖操作〗菜单下以及会计分录序时簿右健菜单增加【凭证整理】功能,将凭证号码重新排列。如选择【按凭证日期重排凭证号】的选项,可按凭证日期重排凭证号,否则按原来的凭证顺序。凭证整理只对可修改状态凭证、已复核的凭证、已作废凭证起作用,对已审核、已过账凭证、已结账期间的凭证不起作用。温馨提醒:该操作是不可撤消的,用户将凭证号码重新整理后,您原来已经打印的凭证需要重新打印。所以进行此操作时要特别小心。与往来业务相关的设置Ø         系统参数设置Ø         科目设置Ø         业务初始化Ø         凭证中与核销处理相关的部分1.1.1  系统参数设置选择〖基础设置〗®〖系统参数〗,必须在系统参数中选中<启用往来业务核销>这个选项,否则【往来核销】这个功能不可用,同时在初始数据录入时<业务发生时间>这个项目将不会在核算项目录入中出现,所以必须先启用核销,再录入初始余额的数据。1.1.2  科目设置如果需要进行往来业务核销,必须对科目设置以下属性。4  往来业务核算在科目设置时必须选择<往来业务核算>这一个选项。4  核算项目设置科目下必须下设至少一个核算项目类别,可以设置多个核算项目类别。1.1.3  业务初始化4  不进行核销处理时的初始化处理如果不需要进行核销,则录入初始余额时,需要录入核算项目余额和最后一笔业务的发生时间。4  进行核销处理时的初始化录入处理在系统参数中加入核销的控制,如果启用核销,则按照新的账龄计算方法进行账龄的计算,但是必须对初始化数据进行处理,录入相应的业务编号才可以,如果用户一时无法实现,则建议用户不要使用这一功能,可以在年末结账时对往来业务做一些清理后再进行重新的初始化数据的录入,这样才可以启用核销功能。如果用户没有在初始数据中录入相应的信息而又启用了核销,则在进行核销时应提示用户此功能不可用,因初始数据不完整,账龄的计算延用以前的方法以最后一笔业务发生日期来进行计算。只有在初始数据完整的情况下才可以进行业务数据的核销处理,进行账龄的分段计算。系统的初始化时,对于设有往来核算的会计科目(带有核算项目的)在录入期初余额时,需要录入业务编号,对于同一个核算项目,可以有多个不同业务编号的初始余额,系统会计算出同一个核算项目不同业务编号的合计数据,每个业务编号的数据都一个业务发生时间。对于组合的核算项目的录入数据也是一样,业务编号和业务发生日期都是和余额相关,与本年的累计发生额无关。在录入核算基目的初始化资料时录入相应的业务编号的业务发生日期,初始业务日期必须录入,否则无法计算出正确的余额数据和账龄。注意:初始化处理时,对每一个核算项目指定余额中的每笔业务和发生时间是一个很烦锁的过程,有时根本无法对期初余额进行区分,在这种情况下,可以对期初余额设置一个统一的业务编号(或是对期初余额做一个有识别标识的统一的业务编号)和业务发生时间,在以后的业务发生时,把期初余额都作为老款进行处理,收到以前发生业务的款项时录入相应的业务编号对期初业务进行核销。对于新发生的业务,详细的录入相关的业务时间和业务编号,这样随着时间的推进,老款的逐渐收回,账龄的计算将会变得更精确。 1.1.4  凭证中与核销处理相关的部分4 凭证录入在凭证录入时需要录入业务编号。在录入凭证时,录入相应的业务编号和业务发生日期。对于业务编号,系统不做控制,对于两张凭证可以录入相同的业务编号。业务编号不是必录项,只有在设置了往来核算的科目录入时才会弹出录入业务编号的录入框,如果不是往来核算,则在界面上不会显示业务编号的录入框。业务编号同会计分录关联,在录入了进行往来业务核算的会计科目后进行录入业务编号的信息。注意:业务编号的设置在往来业务是一个很重要的内容,具体应用时,可以将业务编号视为发票或单据的编号,可以将合同号设置为业务编号,具体采用哪种应视具体业务而定。一旦采用了某一种业务编号的编码原则后,录入业务编号时应严格执照规则来执行,才能在后面的往来对账单和账龄分析中得到正确有用的报表信息。如果会计科目是往来科目,在录入时会弹出业务编号的录入框,用户如果没有录入则系统会提示用户,没有录入业务编号,是否继续,但是用户不录入业务编号时凭证可以保存。4 业务编号在凭证中是否必须录入控制如果需要在凭证录入时必须录入业务编号,需要在系统参数中设置了<往来业务科目必须录入业务编号>这个选项,系统会做相应的检查,如果往来科目没有业务编号,凭证不能保存;如果不设置这个选项,则凭证没有业务编号的情况下也可以保存。4 业务日期的录入在凭证录入时,系统提供了<业务日期>的录入功能,如果未对业务日期进行指定,系统默认的是凭证的记账日期为业务日期。业务日期可以是业务发生的日期,如发票上记录的日期,收款时可以是收到款项时的日期,也可以就是凭证的记账日期,具体采用哪一种日期作为业务日期,需视业务而定。业务日期与账龄的计算直接相关,所以只有录入了准确的业务日期才能计算出准确的账龄。4 凭证录入时往来资料的查询在业务编号处理时,当光标指向<业务编号>的录入框时,按F7键会弹出当前核算项目的往来业务资料,可以进行相应的查询和选择。4 凭证过账和反过账与核销之间的关系要进行核销处理,必须是凭证已经过账后才可以进行核销。对于未过账的凭证,核销时不会显示在核销记录中。如果已进行了会计分录的核销,在进行反过账时,不能对已过账的记录进行反过账。此时,必须对已核销的记录进行反核销后才可以进行反过账。在核销时,允许用户手工修改需要核销的数据,未核销的金额是由系统自动根据业务编号的余额提供,需要核销的金额可以由用户来进行修改(在核销界面上可以看到),在核销区域中以上下两边的记录不相等时,以两边之中的最小值来进行核销。核销管理在主界面,点击〖账务处理〗→〖往来核销〗,进入核销业务的处理操作中。本章介绍的主要内容有:Ø         核销方法和要求Ø         核销的业务处理过程Ø         核销日志1.1.1 核销管理的方法和要求在〖往来核销〗这个业务模块中,包括了三个部分的内容,分别为核销、反核销和核销日志的查询,这里介绍一下核销的方法和要求。4 往来核销的方法账务处理中的核销只以核算项目和业务编号为准。在往来项目(如果是核算项目组合,必须是核算项目组合相同)才可以进行核销。而对于业务编号,系统提供两种方法:业务编号相同核销和业务编号不相同核销。业务编号在录入凭证时录入,如果没有选择“业务编号不相同核销”选项,核销时按业务编号进行核销,列出业务编号相同但业务记录相反的凭证的信息,类似应收款中的核销管理,但账务处理的核销比较简单,不按收款日期而是按业务发生日期,这样在账龄分析表中则不存在到期或是未到期的情况,账龄的计算以业务的发生日期起、所有未核销的业务至截止日的时间。如选择“业务编号不相同核销”选项,则没有业务编号相同的限制,按顺序进行核销。所以用户应慎用该功能,建议先进行业务编号相同的核销,再进行业务编号不相同核销,而且建议用手工核销,这样能保证核销结果精确。在核销时,系统提供同一个方向的发生额,但一正一负的情况,如应收账款先录入一笔正的发生额100,而后又录入了一笔负数-50,这两笔发生额都在借方,可以进行核销,同理如果是同在贷方的一正一负的两笔业务也同样可以进行核销。在核销中可以选择不同的币别,如果是外币,对于原币已经核销为0但本位币没有为0的情况,应分开计算原币和本位币进行相应的计算。在进行核销处理时,此时显示的是分录的信息,通过查看凭证的按钮则可以查看相应的会计凭证。4 核算项目和业务编号的要求进行往来业务核销时,必须是核算项目相同才可以进行核销处理。业务编号可以为空,业务编号都为空时,视为业务编号相同,可以进行核销。对于业务编号的要求,通过选项“业务编号不相同核销”控制。如果不选该选项,业务记录和业务编号不同,不可以进行核销的处理,系统提供了严格的控制。如选择该选项则对业务编号是否相同不控制。4 核算项目组合情况下的核销处理在核算项目是多个核算项目组合时,在核销的过滤条件只能选择单一的核算项目类别,所以在“往来业务核销”的界面中只显示了所选中的这一个核算项目的类别,而实际上是一个核算项目的组合。所以就有可以能出现这样一种情况,从“往来业务核销”的界面中来看,似乎记录核算项目和业务编号都相同,但核销时却提示,业务记录不匹配,无法进行核销处理,在这种情况下应是核算项目组合不同,无法核销,程序的处理是正确的,不要认为这是一个程序的错误。4 外币业务的核销处理在有外币业务的核销时,是分币别进行核销的,所以有可能出现原币已为零而本位还有余额的情况。对此账务系统中是通过调汇来进行结平本位币的余额的。但是,对于调汇的凭证,因其是多笔业务的一个合计数据,而且不是正常业务所产生的记录,无法进行相应的核销,所以在对外币的核销时,是按外币来进行核销的,本币是直接取其的真实的发生额,由此所产生的差额,在用户查询账龄分析表并按综合本位币查询时,系统自动将原币为零而本位币不为零的凭证(如调汇凭证)的发生额加入账龄分析表中,账龄按凭证的业务日期与截止日期之间的差额来确定,这样可保证账龄分析表中的余额与真实的余额一致。1.1.2  核销的业务处理过程4 核销处理的过滤条件设置在账务处理系统的主界面中,单击〖往来核销〗,进入“核销处理”界面,此时会弹出一个“过滤条件”的设置界面,这个界面中是对核销日志查询的过滤条件进行设置,不是进行核销处理的过滤条件设置。如果不想查询核销日志,可以单击【取消】,退出核销日志的查询。在“往来业务核销”中,单击工具条中的【核销】,弹出核销“过滤条件的设置”界面,在此需设置以下一些内容:数据项说        明业务日期指业务发生日期,可以选定一个范围,只有业务日期是所设置的范围内。会计科目指进行往来核算的会计科目。核算类别指进行往来核算的核算项目的类别,可以是部门、客户、供应商以及职员等,由用户自已确定。核算项目指定具体的核算项目。业务编号指定需要核销的业务编号,可以手工录入业务编号的范围,对指定业务编号范围的业务记录进行核销。币别指定相应的币别,只能是某一个具体的币别,没有<综合币本位币>的选择。金额指定对某一个金额范围发生的业务进行核销的业务处理,需用户手工录入,如果不录入,则系统默认为全部。业务编号+业务日期先按业务编号排序,再按业务日期排序。业务日期+业务编号先按业务日期排序,再按业务编号排序。按照所指定的过滤条件进入核销的处理。4 核销的顺序考虑到核销的复杂性,系统提供了多种核销的次序。只有核算项目相同的往来才可以进行核销。当在“过滤”界面选择“业务编号+业务日期”参数,在“往来业务核销”界面上,是按照核算项目、业务编号、业务日期、凭证号的顺序来进行排序的,也按此顺序来核销。相同的业务编号在进行核销时,按业务日期的先后、凭证字号的先后顺序(如果有期初期初余额,先核销期初余额)进行核销。当在过滤界面选择“业务日期+业务编号”参数,在“往来业务核销”界面上,是按照核算项目、业务日期、业务编号、凭证号的顺序来进行排序的,也按此顺序来核销。相同日期的业务在进行核销时,以业务编号、凭证字号的先后顺序来进行排序的核销,相同的业务编号,按凭证字号的先后顺序(如果有期初期初余额,先核销期初余额)进行核销。4 核销的业务处理过程核销的“过滤条件”设置完成,单击【确定】,进行“核销”的处理界面。“核销”界面由上下两部分组成,上半部分是需要进行核销的记录,下半部分是收款或是付款业务,如果是资产类科目,则借方发生额在上面,贷方发生额在下面;如果是负债类科目,则是贷方发生额在上面,借方发生额在下面。在核销界面提供了三个选项,可以多选:“业务编号不相同核销”:该选项只是一个辅助功能,是为了弥补用户一时大意未输入业务编号或输入错误业务编号而提供的一种补救功能。因此建议用户不到万不得已最好不要使用该功能。“按倒序进行冲销”:内部金额进行冲销时,如果不选择此选项,则负数金额的冲销是从第一条正数金额进行冲销;如果选择了此选项,则负数金额的冲销从该笔金额上面的倒数第一条正数金额开始冲销。注意:如果负数金额在第一条,那么选择此选项后从最后一条正数金额开始冲销。内部冲销时金额相等优先:即如果在一个核销的内部区域内,有金额相等方向相反的冲销记录应优先核销。否则按照系统原来的处理程序,冲销金额(负数)从该区域内的第一笔正数金额开始按照排列的顺序依次核销,直到核销完为止。现就业务编号相同的情况作业务处理过程:系统提供了两种核销标准,按金额或是按数量进行核销。系统提供两种核销方式,手工核销和自动核销。手工核销时,用户选择相同的的业务编号,核销的原则是按业务编号相同但业务发生相反的记录进行。在选择的方框中显示一个选中的记号,如果用户选择了不同的业务编号,核销时系统则应提示:不同的业务编号不可以进行核销。系统的核销方式为自动核销时,系统自动对所有业务编号相同但业务发生相反的记录进行核销,余额为未核销金额。(如果是用户的红字冲销,则用户必须录入同一笔相同的业务编号,由用户自己确定,否则该笔业务将无法核销)。一经核销,如果全部金额都核销了,则在该笔记录不再显示,表示这笔记录已被核销完成,如果是部分核销,则应显示未核销金额。如果进行了相应的反核销,系统则应将已核销的标记去掉,用户可以重新进行核销。界面上的本次核销金额为可以修改的项目。4 反核销系统提供了对已经核销的记录进行反核销,撤消原来的核销记录。操作的步骤如下:1、  通过过滤界面查询出已经核销过单据,即核销日志。2、  双击需要反核销的记录,将需要反核销的记录选上。3、  选【反核销】键。系统为了操作的方便,提供了【全选】、【全清】两个功能。按【全选】,所有记录全部选上,按【全清】,将选中的记录全部置为未选状态。1.1.3 核销日志我们可以查询已经核销记录,查询的结果就是核销日志。核销过滤条件界面如下表:数据项说       明会计科目指定某一个需要查询核销情况的会计科目,必须指定,如果不指定会计科目则是系统指定为全部的带所指定的核算项目类别的会计科目。核算类别指定某一个具体的核算项目的类别,必须指定。核算项目指定核算项目的范围,如果不指定则是指全部的核算项目。币别选定某一币别,包括各种外币和综合本位币。核销日期指定具体核销日期范围,不指定则为全部。业务日期指定具体业务发生的时间,不指定则为全部。核销人选定某一个核销人,不选则是所有。业务编号手工录入相应的业务编号,不录入则为全部的业务编号。以上的表中核算的类别以用户选中的类别为准,不局限于客户。核销后应提供相应的核销情况的报表。显示业务编号、业务发生日期、已核销、未核销等情况。在应核销金额和已核销金额中提供合计数据,对余额不提供合计数据,因为余额列是显示应核销和已核销的数据,统计无意义。在核销时的依据是按照业务编号,对于客户不同或是会计科目不同的同样可以核销,因为用户有可以发票开的是一个单位,但付款是另外一个单位,所以核销是以业务编号为准,对科目或是核算项目不做控制。系统还应提供反核销的功能,反核销的功能在核销日志中提供,对于已核销的业务,可以一笔一笔的进行核销,也可以一次核销多笔已核销的业务。在核销日志中提供币别的选项,如果是外币,则显示原币和本位币,对原币和本位币都进行合计;如果是综合本位币,则显示相应的币别以及原币本位币的值,但合计时只合计本位币的值,原币是不同的币别无法合计,此时原币这一栏的合计数据为空。单击工具栏上的【引出】,系统可以将当前核销日志的内容引出至各种不同的数据格式,以利进一步加工之用。往来对账单账务处理系统提供的往来管理主要提供的往来管理是基于按余额核销,系统自动把设置往来的会计科目的科目余额属性方向(如应收账款为借方)的最后一笔业务发生时间为账龄起算点,所有业务自动从凭证中提取,采用统一的按余额核销模式不需要进行手动核销,系统自动出往来对账单和龄分析表。往来业务管理在企业的财务管理中占有重要的地位,往来业务资料的准确与否直接关系到企业财务工作的各个方面,及时进行往来业务的对账可有效的对往来业务进行管理,系统为您提供往来对账的功能进行往来业务的管理。在“账务处理”主界面中,单击【往来对账单】,进入“往来对账单的查询”中。Ø         往来对账单介绍Ø         过滤条件Ø         浏览Ø         重新设置往来对账单的条件Ø         引出1.1.1 往来对账单的介绍 4 不进行往来业务核销的业务处理往来对账单在没有进行往来业务核销时,往来对账单的查询同普通的核销项目明细账的查询一样。4 进行往来业务核销的业务处理往来对账单在采用了核销的方式,对往来对账单的查询可以按业务编号进行汇总,可以查询出未核销的资料。1.1.2 过滤条件在账务处理的界面中按往来对账单按钮,系统弹出往来对账单条件的设置。数据项说     明会计期间确定往来业务发生的开始日期及截止日期。会计科目选择录入往来对账的会计科目的范围。币别确定往来核算的币种。项目类别确定要查询的往来业务的核算项目类别,如客户等。只支持一个核算项目类别的查询。项目代码确定要查询的往来业务的核算项目类别中的核算项目范围。只支持一个核算项目类别的查询。业务日期往来业务发生的业务日期,对应凭证的业务日期。业务编号往来业务编号的范围。项目类别组合选择按核算项目组合查询,支持多个核算项目类别,适合往来科目下设多个核算项目的查询。选择按该方式查询时,单项目类别与项目代码不可选。期末余额为零不显示期末余额为零的往来对账信息不显示。包含未过账凭证选择该选项,所有的资料都将显示,否则只有已经过账的资料才显示出来。无发生额不显示选择期间没有发生额的往来账不显示。从未使用不显示从未使用的不显示。按业务编号汇总按业务编号汇总显示。核销范围提供“未核销、全部”两个选择。所有的这些条件设置完成之后,单击【确定】完成条件设置。1.1.3 浏览在所有的条件设置完成后,进入“往来对账单”的操作界面。在往来对账单中,您可以随时调出各个往来核算科目的往来对账单。您可以用记录移动器或〖查看〗菜单中的〖最前〗、〖向前〗、〖向后〗、〖最后〗选项来移动核算项目,进行查看不同核算项目的往来对账单。1.1.4 重新设置往来对账单的条件在往来对账单的查询和浏览中,您可以在不退出往来对账单的情况下重新录入往来对账单的条件。单击工具条中的过滤按钮或是选择查看菜单中的过滤选项,系统即可在不退出往来对账单的操作下重新录入往来对账单的条件。1.1.5 引出选择〖文件〗—>〖引出〗,系统可以将当前对账单的内容引出至各种不同的数据格式,以利进一步加工之用。1.1.6 预览、打印单击工具条中的【预览】、【打印】或是选择〖文件〗菜单中的〖打印预览〗、〖打印〗选项,可预览、打印输出往来对账单的资料。在此功能中,系统提供了往来对账单的连续预览与打印功能,只要将过滤条件设置完毕,系统将会自动地将符合条件的对账单连续打印出来。账龄分析表在“账务处理”主界面中,单击【账龄分析表】,进入“账龄分析表查询”中。Ø         账龄分析表作用Ø         账龄的计算原理Ø         设定账龄分析表的查询条件Ø         浏览查询1.1.1 账龄分析表作用账龄分析表主要是用来对往来核算科目的往来款项余额的时间分布进行分析,在账龄分析表中,我们只提供单核算的账龄分析表,或者是把往来核算的科目下所设置的所有的核算项目都列示出来。目前系统不提供多个核算项目的组合查询。1.1.2 账龄的计算原理账龄分析表可以对往来科目的账龄进行计算,每一个核算项目或是核算项目组合只会处于一个唯一的账龄段中。项目余额如果和科目的余额方向相反,如应收账款的科目余额为借方,但其中某一个核算项目的余额贷方,在余额中显示为负数,正负数据应分开显示,分别计算账龄。如果进行了往来业务核销,则可以通过对每笔业务和核销处理精确的计算账龄。每一个核算项目或是核算项目组合中,账龄是分段显示的,也就是说可以有多个账龄段的显示,而不进行核销时,一个核算项目或是组合中账龄只能在唯一的一个账龄段。4 不核销方式下的账龄的计算原理在这种情况下,账龄的计算是基于最后一笔业务的发生时间来进行计算,对于同一客户或是供应商或是其它核算项目无法实现账龄的分段计算,只能进行一个账龄的简单计算。举例:  应收账款-A客户,期初余额为0,1月10日借方发生额1000,1月10日的余额为借1000,如果此后没有发生额,截止到1月31日,余额为1000,账龄为21天(31-10);如果在1月20日又发生了一笔借借方发生额为2000,则截止1月31日,此时余额为3000元,账龄为11天(31-20),系统是以与科目余额方向相同的正数的最后一笔发生额的凭证记账日期与截止日期之间的时间差做了账龄的,如前例,如果1月20发生的是贷方的2000或是借方-2000,则截止1月31日时,余额为1000,账龄为21天(31-10)。在这种计算方式下,每一个核算项目都只有一个账龄段,账龄计算不是对每笔发生额分别计算账龄,而只是一个粗略的计算。4  核销方式下账龄计算原理在这种账龄计算方法中,账龄根据同一核算项目不同的业务编号进行分段汇总,同一核算项目可以有多个账龄显示。在账龄分析中均是基于业务编号进行的,而不论其是业务的发生方向,例如:对于某一核算项目A,会计科目为应收账款,如果期初余额是0,业务的组成如下:业务编号业务发生日期金额项目余额12000年1月1日1000(借方)100022000年1月10日2000(贷方)-1000计算账龄时,如果截止日期是1月11日,则A项目的账龄是1000的为10天,-2000元的为1天,这两笔业务将会分处于不同的账龄段。如果一个核算项目有多笔业务发生,处于相同账龄段的各笔业务的数据将会汇总显示于账龄析表中。对于同一个核算项目的不同业务编号的尚未核销的数据,如果其发生方向同会计科目相同则以正数来显示,如果同会计科目的方向相反则是以负数来显示。如果是相同的业务编号但方向相反的业务,但没有进行核销,则余额当前余额,账龄则是分开计算。如上例,两个业务编号如果不是1和2而都是1,但未进行核销则账龄的显示仍然是(到2000年1月11日止)10天的1000元,1天的-2000元,如果在1月10进行了核销,此时如果截止2000年1月11日,余额为-1000,账龄则是-1000元的10天。项目余额如果和科目的余额方向相反,如应收账款的科目余额为借方,但其中某一个核算项目的余额贷方,在余额中显示为负数,正负数据应分开显示,分别计算账龄。1.1.3 设定账龄分析表查询条件在“账务处理”界面中,单击【账龄分析表】,系统即可弹出“账龄分析表条件设置”界面,您可以设定账龄分析表输出的范围,以及账龄分析表的时间段划分等项目条件。数据项说明会计科目在此输入框中输入要进行账龄分析的会计科目代码。要注意,此处所选的科目代码必须是下设往来业务核算的科目。如果没有下设往来业务核算,则会输出一张空白账龄分析表。如果选择的是非明细科目,该科目下的最明细科目下设往来业务核算,且核算项目组合相同,将其账龄汇总作为该非明细科目的账龄,或选择了某一核算项目,则将最明细科目有该核算项目的账龄汇总,作为该非明细科目核算项目的账龄。项目类别录入账龄分析表的核算项目类别,如客户、部门等。核算项目录入账龄分析表涉及到的核算项目类别中的具体的核算项目范围。币别选择要查询账龄分析表货币币别,包括各种币别及综合本位币。截止日期分析往来业务的账龄截止日期,即某项往来业务计算时间的截止日期,系统默认查询账龄分析表的当天日期。在这里您可以输入您需要的截止日期。账龄分组在此处可定义您的账龄分析表栏目结构,即您自己的账龄分组标准。系统预设了4种分组标准,可以根据需要自行修改,您可以通过“增加行”、“删除行”来扩大账龄分组的范围。在修改账龄分组时,您只要直接修改天数即可,系统会自动更新标题。显示年初数、借方累计发生额、贷方累计发生额显示本年度年初数、借方累计发生额、贷方累计发生额。只有选择核算项目过滤时才可以选中。包括未过账凭证选此项后,账龄分析表的数据包括尚未过账凭证部分的数据。按明细科目汇总选此项后,所有非明细级科目的账龄分析均包括其下设的所有明细科目数据。并按明细科目汇总核算项目余额。核算项目组合按用户按核算项目组合进行账龄分析表的查询,比如应收账款下分为客户和销售类型两种核算项目,可以查看某个客户在某种销售类型下的账龄分析表。1.1.4 浏览查询账龄分析表在设置完查询条件之后,单击【确定】,系统即进入“账龄分析表查询”界面。在账龄分析表查询和浏览中,您可以在不退出账龄分析的情况下重新录入账龄分析的条件。单击工具条中的【过滤】按钮,或是选择查看菜单中的过滤选项,系统即可在不退出账龄分析的操作下重新录入往来账龄分析表的过滤条件。用户有时需要查看可以查看该余额由哪几笔明细组成,可以通过以下三种方式联查:双击联查;在查看菜单下增加“查看明细账”,通过此处联查;在工具栏上增加“明细账”功能键,光标放在该按钮上,通过此处联查;期末处理当期凭证全部录入完毕后,就要进行期末的账务处理和结账了。期末处理主要包括:Ø         期末调汇Ø         结转损益Ø         自动转账Ø         期末结账除了期末结账外,其它业务操作都不是每期必须做的,根据业务的需要进行相关操作。 期末调汇本功能主要用于对外币核算的账户在期末自动计算汇兑损益,生成汇兑损益转账凭证及期末汇率调整表。操作前提:1.       只有在“会计科目”中设定为<期末调汇>的科目才会进行期末调汇处理。2.       所有涉及外币业务的凭证和要调汇的会计科目全部录入完毕并审核过账。 在主界面选择【账务处理】®【期末调汇】,进入“期末调汇”向导界面,该界面将引导你进行期末调汇操作。1.         首先,系统将需要进行期末调汇处理的外币全部列出,在<当前汇率>栏和<调整汇率>栏中可以录入修改汇率的值,单击【下一步】;2.         确定以下选项,单击【完成】,系统自动完成结转损益的过程,生成一张转账凭证,同时生成一张调汇表,您可以看到调整汇兑损益的详细信息资料。数据项说明调汇损益科目即发生的汇兑差异转入的损益科目,一般为财务费用科目。在这里输入的汇兑损益科目必须是一个最明细级科目。生成转账凭证选择后系统会自动生成一张转账凭证。如果选择此选项,则在下面要录入生成转账凭证的日期、凭证字及凭证摘要。生成凭证分类期末调汇可根据用户的需要分别生成汇兑收益凭证、汇兑损失凭证或汇兑损益凭证。一般选择汇兑损益(既有收益又有损失)。凭证日期生成转账凭证的日期。系统自动给出,一般为会计期间末。也可以自行修改。凭证字生成转账凭证的凭证字。凭证摘要生成转账凭证的凭证摘要。 温馨提醒:参与期末调汇的会计科目及核算项目下的汇兑差额转入汇兑损益科目,暂不实现下设核算项目的对应结转。结转损益期末时,应将各损益类科目的余额转入“本年利润”科目,以反映企业在一个会计期间内实现的利润或亏损总额。本系统提供的结转损益功能就是将所有损益类科目的本期余额全部自动转入本年利润科目,并生成一张结转损益记账凭证。操作前提:1.       只有在<科目类别>中设定为“损益类”的科目余额才能进行自动结转。2.       所有的凭证全部录入并审核过账。在主界面选择【账务处理】®【结转损益】,进入“结转损益”向导界面,单击【下一步】,该界面将引导你进行结转损益操作。1.         首先,系统显示损益类对应本年利润科目列表,单击【下一步】;2.         录入有关记账凭证参数;数据项说明凭证日期选择生成的结转损益凭证的凭证日期。系统默认为会计期间末,也可以手工录入。凭证字选择生成的结转损益凭证的凭证字。凭证摘要可手工输入结转损益凭证的摘要。生成凭证分类系统提供三种凭证的分类:收益、损失、损益。选择“收益”,系统将收入类科目结转生成一张凭证;选择“损失”,系统将费用损失类科目结转生成一张凭证;选择“损益”,系统将收入、费用损失类科目结转生成一张凭证。系统默认为“损益”。按其余额的相反方向结转选择该选项,在结转损益时,按损益类科目的余额的相反方向结转,不选该选项,则按损益类科目自身定义的余额方向的反方向进行结转。如:财务费用科目的期末余额为贷方10000,如选择该选项则结转时财务费用科目为贷方-10000,不选择该选项则结转时财务费用科目为借方10000。按损益科目类型分别结转不同类型的损益类科目生成多张结转损益凭证。不同类型的损益类科目是指科目属性中,不同的科目类别,如营业收入、营业成本及税金、期间费用、其他收益、其他损失、以前年度损益调整、所得税。按核算项目类别结转损益结转损益时可以根据损益类科目所挂的不同核算项目分别生成凭证。系统搜索出所有带此核算项目类别的损益类科目。将这些损益类科目按照此核算项目类别下所挂的不同核算项目结转生成不同的凭证。同时将剩下的没有带此核算项目类别的科目也结转生成另外一张结转损益凭证。选则后增加一个核算项目类别选择的下拉框。3.         凭证各参数设置完成后,单击【完成】,系统自动完成结转损益的过程,并提示生成转账凭证的信息。损益结转完成之后,系统提示:结转完毕,并列示生成转账凭证的凭证号,您可以在“凭证查询”模块中查询结转损益生成的凭证。单击【确定】,完成损益的结转过程。温馨提醒:w          用户切勿忘记要将“结转损益”生成的转账凭证审核过账,否则无法结账。w          账薄报表查询时,如果只是结转到本年利润科目上,查询本年利润科目有数据,查询核算项目无数据。如果结转到本年利润科目下挂的核算项目上,查询本年利润科目与核算项目均有数据。w          在报表系统中,制作利润表时,有一类取数类型为,取利润表发生额(其他的类型不再详细说明),此时这种与利润表取数相关的取数类型,必须在账务处理系统中进行了相应的损益结转后才可以取数据,如果是手工进行的损益结转,则无法取数这种取数类型的数据。如果在自动转账设置中,将类型设置为结转损益,在报表取与利润表相关的数据时也可以取出数据来,则结转损益的结果是一样的,只是需要定义损益结转的凭证模板。自动转账为了总结某一会计期间(如月度和年度)的经营活动情况,必须定期进行结账。结账之前,按企业财务管理和成本核算的要求,必须进行制造费用,产品生产成本的结转,期末调汇及损益结转等工作。若为年底结转,还必须结平本年利润和利润分配账户。为了方便用户,KIS专业版提供了能够自动生成可按比例转出指定科目的“发生额”、“余额”、“最新发生额”、“最新余额”等项数值并生成会计凭证的功能即——“自动转账”。举例:假设月末要将“制造费用”科目中数据转入“生产成本”科目。1.1.1 转账模板设置4 自动转账凭证模板设置在主界面,选择【账务处理】®【自动转账】,打开“自动转账凭证”界面,如下图所示:数据项说明转账期间系统提供了1-12个会计期间,根据本案例应该全选。凭证字选择生成凭证的凭证字。凭证摘要手工录入正确的意思表达。科目双击后会自动弹出“科目”对话框,用户可以选择需要的会计科目。选择科目时必须注意要选择科目的最明细一级,如是非明细科目则只能转出。币别显示币别。方向会计分录的借贷方向,可以根据转账方式“自动判断”,除非确定,否则建议用户选择“自动判断”。转账方式科目的“余额”、“借方发生额”、“贷方发生额”等转出的金额和方式,共有六种:“转入”指该会计科目属于转入科目;“按比例转出余额”指按该科目余额的百分比例转出;“按比例转出贷方发生额”指按该科目的贷方发生额的比例转出;“按比例转出借方发生额”指按该科目的借方发生额的比例转出。“按公式转出”指根据后面的“公式定义”中的公式取数转出。“按公式转入”指根据后面的“公式定义”中的公式取数转入。转账比例用于选择了比例转入(出)的转账方式,直接录入百分比例。核算项目如果会计科目下还下挂核算项目,则在此选择相应的核算项目。包含本期末过账凭证选择“包含”和“不包含”二者之一。公式定义当“转出方式”选择“按公式转入或转出”,则在此定义公式,根据科目是否下设外币及数量,可以录入原币取数公式、本位币取数公式、数量取数公式。公式设置可以按F7或点按工具条中“获取”按钮进入公式向导辅助输入,公式的语法与自定义报表完全相同,通过取数公式可取到账上任意的数据。另外,在公式中还可录入常数。不参与多栏账汇总提供了自动转账凭证的一些控制参数,如选上“不参与多栏账汇总”,这种凭证如月底的成本结转不参加多栏账的汇总。自动转账自动实现核算项目的对应结转转出方科目与转入方科目下挂相同核算项目类别,且一方指定具体核算项目,另一方未指定具体核算项目的情况下,在不
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